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第4章 用Office建立良好客户关系 本章重点： 通过“联系人”项目建立联系人资料库 有效管理并使用联系人资料 通过“日历”项目建立约会、事件和会议 将“日历”信息转换为“任务”，以利于跟踪 Outlook数据的导入与导出 1 利用Outlook建立客户资料 目的：认识Outlook在管理通信资料方面的特点，结合日常办公活动的需求，学习建立客户资料库的方法。 重点：掌握联系人信息的建立、导入、管理及使用方法。 内容：建立客户资料及信息库 设置公式并监控数据的准确性 完成一个表格的创建过程 Outlook设置 启动Outlook软件，进行帐户配置。 在设置邮件服务器名时，可到相关网站查找服务器名。 如：新浪网 Outlook配置 配置完帐户后，出现Outlook界面窗口。并自动接收到一封系统信件。 主要内容 通过Outlook建立并管理客户资料，主要包括以下几部分内容： 记录与客户业务相关的信息（包括：计划及待办事宜等），可以通过“日历”项目处理； 建立客户联系资料并处理查询等类管理工作，可以通过“联系人”项目处理； 与客户之间的信息往来活动，则需要通过“联系人”及“邮件”项目处理。 用“联系人”创建客户通信资料 常规信息输入方法 周期性事件的输入方法 相关人士资料的快速输入方法 常规方法创建“联系人”详细信息 通过“常用”工具栏下的“新建”及“联系人”命令，调出“联系人”窗口处理。 快速建立相关人士的“联系人”资料 针对同一单位不同人员，快速建立相似通信资料。 “联系人”视图下，选择“动作”菜单下“来自相同单位的联系人”命令，即可显示“联系人”对话框，相同的信息自动显示其中，例如：“单位”、“商务电话”等相关字段 将Excel的数据导入Outlook“联系人” 将其他软件已经生成的联系人资料导入Outlook“联系人”项目中，避免重复性输入过程。 选择“文件”菜单“导入和导出”命令，弹出“导入和导出”向导对话框，在第二步“选择导入的文件类型”中选择“Microsoft Excel”项，即可从相应的文件中导出数据到Outlook中。 导入注意点 注意： 要选择将表格文件中的字段名称与Outlook“联系人”中字段名称加以对应，否则将导致数据导入的失败。 为Excel中的导入数据区域命名。 2 管理“联系人”资料 分组 搜索 按类排序 分组 将相关联系人组织在同一组别中，以便于分组管理。包括：按组名查询相关人员、按组快速批发邮件等。 选择“动作”菜单下“新通讯组列表”命令，显示“新通讯组列表”窗口。 在名称框中输入组名。单击“选择成员”按钮，显示“选择成员”对话框，从中添加通讯组成员 搜索联系人资料——多种视图 “联系人”视图：单击右侧的字母“S”标签，将以拼音“S”开头的姓氏显示于当前视图区内 。 选择“视图”菜单“当前视图”命令，显示二级菜单，从中可以选取“电话列表”“按类别”“按单位”等选项，来针对不同的查询要求。 按单位 按地区 说明 在该视图中， 横向拖拉字段名称，可以改变列表的排列顺序； 纵向拖拉，可以隐藏不希望显示的字段名称。 按类型整理“联系人”资料——分组依据框 按“联系人”类型进行分组列表显示，以便查询相关信息。选择“视图”菜单“工具栏”命令，显示二级菜单后，再单击“高级”命令，显示“高级”工具栏。 在该工具栏右侧的“分组依据框”中，通过下拉列表可以选择不同的分组依据，如：按类别、按单位等。 4.2 用“日历”建立日程规划 目的：认识Outlook中“日历”的记事功能，学习在“日历”中处理日常办公活动日程的方法和技巧，包括：约会、事件和会议等。 重点：掌握日程管理与控制的规则和基本方法 学习内容 在日历中记录日常工作日程——约会或事件 建立重复性记录内容 处理会议事项——邀请、查询与跟踪 建立个人约会 记录每天各项具体的业务活动，提供即时提醒与跟踪功能。 示例：以某编辑一周的工作计划为例，在“日历”中记录每天待办事项，以便跟踪。主要内容包括：周一（写作交流会议）、周二（与作者约会，布置作者工作）、周三至周五（审稿）。 建立个人约会 在“日历”视图中，选择“新建”命令。 或者：直接在待记事位置双击即可。 建立事件记录 记录每一独立的事件，提供即时提醒与跟踪功能。 约会和事件的区别： 约会存在明确的起、止时间 事件没有具体的起、止时间，但是计量单位限制为“一天”。 在“日历”视图下，选择“动作”菜单下“新建全天事件”命令，即可设置。操作与“约会”相同。 建立重复活动记录——重复周期 一次性完成重复性活动记录的输入（包括：约会、事件和会议），避免手工重复输入。 例：为作者俱乐部设置“例会”，每周五下午五点，持续一年。 操作：在“日历”