《行政管理制度04》.docVIP

行政管理制度 总 则 为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理体系，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循，照章办事，特制定本制度。 文档管理规定 为规范公司档案管理，确保公司文件档案能及时归档，保证公司文件档案的完整，特制订本规定： （一）公司文件由行政部或各部门主管拟稿，行政部经理核稿，文件形成后，由总经理签发。 （二）已签发的文件由行政部编号、登记，校对、打印。 （三）文件编制格式 文档格式一律为WORD文档 纸型一律为A4 方向：工作流程、部门职责、工作关系图等一律使用横向文件。 字体一律使用宋体 标题字号用二号（加黑） 内容一般用四号，特殊情况可用小四号，表格内标注可用五号、小五号； 文件两页以上（包括两页）应插入页码，页码位于页面底端、居中，用阿拉伯字符表示。 编制单位名称： 公司级----重庆本佳装饰工程有限公司 部门级----XX部 编制单位位置：末页下面右侧 编制日期格式：XXXX年X月X日（X位阿拉伯数字） 编制日期位置：末页编制单位伴置下面 文件编号：公司级文档定稿后由行政部统一编号，编号位于正文正上方居中：部门级文档由各部门根据要求编号，编号位于正文右上角。 （四）文件送拟稿人及核稿人审查合格后，方能复印、盖章。 （五）文件由行政部负责报送、发放、并填写文件发放记录。 （六）公司内部文件、外来文件均由行政部管理，登记造册，妥善保管，以便备查。对机密文件要加锁保存。 （七）外来文件由行政部负责签收，签收后应于接件当日按文件要求报送给有关部门，不得积压延误，属急件的，应在接件后即时报送。 （八）应定期对文档收发记录进行检查。 （九）私人资料，不得在公司打印，复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作 电脑网络管理规定 为了保障和规范公司电脑及相关设备的使用、保养、维护、管理、确保电脑的正常使用，现特对电脑网络的使用管理作如下规定： （一）行政部是电脑及相关设备、软件的对口管理部门，负责组织相关人员定期对公司内所有电脑运行状态进行检查、维护。 （二）各部门的电脑及相关设备指定专人操作，未经许可其他人不得随意使用。 （三）电脑操作人员必须按要求和规定及时、准确、全面地采集、输入、输出信息。输入电脑的信息属公司机密的，未经批准不得向任何人提供、泄露。 （四）在登录公司局域网时，对共享信息未经许可不得任意下载或复制、修改。公司的机密如财务报表等文档不得设为共享文档。 （五）电脑操作人员应做好数据备份工作，确保资料或数据安全，妥善保存，防止丢失或失效。 (六)电脑操作人员负责电脑及相关设备的保养、防毒杀毒、清洁卫生及安全工作，爱护各种设备，降低消耗费用。 （七）做好电脑安全预防工作，工作完毕必须及时关闭电脑及辅助设备电源，确保各种设备安全。 办公用品发放管理规定 为了节省办公开支，降低消耗费用，杜绝浪费，特制定本规定： （一）、公司所有办公用品，由行政部保存、发放。 （二）、办公用品的采购 公司各部门所需办公用品，均需编制采购计划在规定的时间内呈报行政部，行政部经理批准后，统一采购，其它部门若无特殊情况一律不得私自购买。 各部门所需价值10元以上的办公用品由部门填制采购申请购置单，经本部门主管批准后报行政部备案，编制采购计划，价值50以上的办公用品须经总经理和行政部经理批准的方可购买。 购回原办公用品由行政部人员验收，验收合格方可登记入库。 （三）、办公用品的领用 办公用品由行政部在规定的时间内统一发放，并编制办公用品领用登记表 部门领取办公用品及耗材时必须由领用人签字，此工作由行政助理负责把关，各部门领回的办公用品作好记录备查。 对当月没有列入购买申请的办公物品，原则上不予领用，列入下月购买计划 提倡节约，注意平时废纸回收与利用，原则上公司一切对内材料用纸尽量用回收纸打印。 在使用过程中，行政部负责监督各部门办公用品的使用情况，如出现浪费现象给予处罚。 办公用品有损坏不能继续使用者，应交回损坏物品。 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。 （四）、办公用品的保存 各部门妥善保管本部门的办公用品，以防丢失、损坏。行政部每季度对公司各部门所领办公用品进行一次整理，如因保管不当造成资产损坏的，公司将追究使用部门负责人和当事人的责任，并给予经济处罚。 电话管理及使用规定 （一）、公司电话及通讯设施由行政部归口管理，并负责电话的申请、安装和维护等项事务。 （二）、各部门需增加电话，必须持本部门主管签批的电话请向行政部申请，经总经理批准后，由行政部安装。 （三）、各部门配备的电话及通讯设施由部门指定专人保管、维护。人为损坏电话及通讯设施，由责任人负责赔偿。 （四）、公司员工接听电话