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北京广播电视大学 关于对开放教育在籍学生基本信息进行清理的通知 各分校（学院）、工作站、教学点，开放教育学院： 根据《中央广播电视大学关于进一步加强学生基本信息管理的通知》（电大教[2008]10号）精神，为进一步加强我校开放教育学生基本信息的规范管理，保证学籍管理质量，现对我校开放教育所有在籍学生的基本信息进行清理，具体工作通知如下： 一、清理对象 1．2007年秋季以前（含07秋）入学的开放教育在籍学生。 2．从2008年春季开始，每学期录取开放教育新生。 二、清理内容及要求 1．将我校开放教育在籍学生在入学注册时输入的学生基本信息（内容见通知电子版附件1），与现在学生本人真实信息进行全面核对、更正。必须进行核对的关键信息包括以下八项： （1）姓名 （2）性别 （3）身份证号：对于仅是由15位升到18位的身份证位数变更，而非身份证号错误，不进行清理和更正。 （4）出生日期（新教务管理系统）：须与身份证的出生日期一致。 （5）民族 （6）文化程度（对应录取通知书的 “原有学历”）：必须与学生入学资格审核时毕业证书上的文化程度一致；对于当时申报本科的应届专科毕业生、以及课程开放专科的学生，以当前已取得的毕业证书为填写依据。 （7）毕业时间、毕业学校、毕业专业（旧教务管理系统）：以学生入学资格审核时或当前已取得的毕业证书信息为填写依据。毕业时间要求必须是8位，例如毕业时间为2007年7月31日，填写格式为，其它格式均不正确；对于高中毕业类可以不填写专业名称。 （8）工作日期（旧教务管理系统）：不能低于13岁，即学生参加工作的年份必须比出生年份大13以上。 2．涉及上述第（6）、（7）项信息更正的，教学单位将证明材料上报市电大招生办进行审核，其它信息更正由市电大学籍科进行审核，并由学籍科将所有审核通过的更正数据和材料统一上报中央电大。 三、时间安排 1．2007年秋季前入学（含07秋）的在籍生基本信息清理 对2007年秋季以前入学（含07秋）的所有在籍生的基本信息，各教学单位于本通知下发之日起至2008年5月30日，进行一次全面清理，并完成数据和证明材料的上报工作。 清理后的在籍生基本信息不允许再进行更正，包括毕业审核期间，也不再提供信息更正机会。请各教学单位务必认真地做好本次在籍学生基本信息清理工作。 2．每学期新生基本信息清理 从2008年春季开始，教学单位接收市电大下发的新生数据和学生收到新生录取通知书后，需进行新生基本信息核对、更正工作。对于春季、秋季入学的学生，教学单位须分别在当年的5月30日前、11月30日前完成新生基本信息清理、数据和证明材料上报工作，之后不再进行学生基本信息更正。 3．上述清理工作后在籍生基本信息变更 对于在上述清理工作后，在籍生在学习期间发生的姓名、入学文化程度、毕业日期变更，允许进行更改，教学单位须在每年的5月10日～5月30日、11月10日～11月30日，将数据和证明材料上报市电大学籍科或招生办。 四、系统信息更正操作方法 1．使用旧教务管理系统（5.6版或更新）的教学单位，在籍生基本信息更正操作方法按附件2执行。 2．使用新教务管理系统（2006版）的教学单位，在籍生基本信息更正操作方法按附件3执行。 五、上报数据要求 教学单位上报数据须进行压缩，然后发送到学籍科邮箱（xjk@mail.btvu.org）。 1．旧教务管理系统上报数据： （1）《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表（旧系统）》EXCEL电子版（样式见附件4）。 （2）从教务管理系统中导出的“.TXT”格式文件，每类学生（指开放本科、开放专科、课程开放专科）均需要提交3个文件，具体内容、格式要求见附件2。 2．新教务管理系统上报数据： 《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表（新系统）》EXCEL电子版（样式见附件5）。 六、上报材料要求 1．加盖教学单位校章的《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表》一式3份，市电大审核通过后分别留存学籍科、招生办和教学单位。 2．对于姓名中的同音字、性别、出生日期、身份证号、民族进行更正，须提交身份证或户口本复印件2份。 3．对于学生在籍期间发生的姓名、身份证变更，除提交身份证复印件2份之外，还须提供县级（含县级）公安部门出具的证明原件1份及复印件2份；或提供户口本原件和复印件2份，教学单位审核确认后将户口本原件交还学生本人，并在2份复印件左下角写明“信息无误，已审核”，审核人签署姓名和日期，并在其上加盖教学单位校章。 4．对于入学文化程度及毕业时间更正或变更，须提供由