培训资料-第01讲你适合做文秘吗？.PPT

行政文秘人员职业化训练教程 课程目标 学会如何保持专业形象及商务礼仪 掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧 掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法 学会如何高效处理办公室事务 课程简介 第一讲 你适合做行政文秘人 员吗 第二讲 行政文秘人员职业形 像设计 第三讲 现代商务礼仪 第四讲 沟通技巧训练 第五讲 文秘的时间管理 第六讲 如何缓解工作压力 第七讲 办公室事务 第八讲 口才训练与电话技巧 第九讲 会议的筹划与管理 第十讲 公文写作技巧 第十一讲 办公室沟通 第十二讲 接待工作技巧 上课守则 积极参与，勇于发问 细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安排或会派发相关资料 要守时 将手机、BB机调至静音状态 课程安排 ? 什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 ???行政文秘人员需要掌握的专业技能 ???行政文秘人员的主要工作 所谓“行政文秘人员” 包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等 游戏：心目中的你 请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学 至少列出五条原因 什么样的人适合做行政文秘人员 个人条件 个性要求 品质要求 （一）个人条件 学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力 讨论 形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤： 自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟 （一）个人条件 学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力 （二）个性要求 守时 谨慎 热情 合群 服从 自信 机智 勤快 整洁 自制 兴趣 （三）品质要求 忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊 行政文秘人员需要具备什么样的能力 办事能力 沟通能力 （一）办事能力 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 （二）沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力 行政文秘人员的主要工作 辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作 你适合做文秘吗？ 谢谢大家！ NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE * * 第一讲 你适合做行政文秘吗？ 男人适合做行政 文秘工作吗？ 讨论： 行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一） 序号 专业技能名称 具体解释 1 ? 秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。 2 ? 用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。 3 ? 是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。 4 ? 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。 5 ? 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。 打字 速记 写作 编辑 归档 行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二） 序号 专业技能名称 具体解释 6 ? 运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。 7 ? 处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。 8 ? 主要指使用电话、电传和传真设备。 9 ? 使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。 ? 统计 复制 使用电信设备 操作电脑 行政文秘人员的主要工作（表一） 工 作 具 体 内 容 辅助决策 决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。 信息工作 秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。 文书工作 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。 会务工作 凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。 公关工作 这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。 工 作 具 体 内 容 档案工作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 查办工作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文