备用金和借款管理制度.docVIP

备用金和借款管理制度 总则 为了加强备用金和借款的管理，有效控制资金占用，保证公司资金安全，特制定本制度； 备用金是指公司内部雇员因日常零星支付、业务采购支出等现金支付需要周转的现金借款，具有时间长、较固定的特点； 借款指雇员因应某项具体的公务需要借支的现金，结合我司实际发生，将其区分为日常借款和工伤借款。其中日常借款是指临时性的公务需要借支的现金，具有一次性，时间较短的特点，如差旅费借款等；工伤借款是指因工伤产生的雇员借款。 备用金和普通借款管理（工伤借款除外） 雇员需要从公司借支备用金及借款的，一律需要书面填写《借款审批单》或《出差申请单》，审批流程如下： 借款审批单/出差申请单 借款人－→部门经理审批－→厂长/总经理审批－→财务经理审核－→ 出纳付款 根据集团授权规定，销售部与其它部门有所区分，所有借款及备用金申请都必须经总经理审批。 备用金和非出差借款的借款人先到财务部索取“借款审批单”， 借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项； 备用金借款严格按以下限额执行。 　部门 职位 最高限额（人民币 元） 总经办 总经理秘书 2000.00 商务部 经理 2000.00 职员 1000.00 报关员 2000.00 行政人事部 前台 500.00 司机 500.00 采购部 采购 3000.00 出差借款请填写“出差申请单”，按规定格式填写出差借款金额。 部门经理对借款人借款详细事实予以确认审批； 厂长具有等值于USD1000元以下的借款或备用金借支的审批权限； 对于等值于USD1000元及以上借款或备用金借支，需经总经理审批； 厂长和销售部的借款单必须由总经理审批，总经理的借款单由厂长审批。 财务经理确认借款人借款事项和资格，并具有财务监督的权利。 工伤借款管理： 工伤借款人－→部门主管及经理审批 －→行政人事部报批－→厂长审批－→财务经理审批－→出纳付款 工伤借款指雇员因公就医需从公司借支现金以用于支付医疗费用的借款，借款主体为受伤雇员本人； 工伤发生后，工伤雇员填写借款单并按流程提交部门审批，部门审批后由行政人事部接手后续工伤借款及使用。 由于工伤一般发生在生产线雇员，而生产线雇员流动性较大，为了便于更好的掌控，对于工伤借款，由行政人事部协助财务部进行统一管理； 行政人事部须统计工伤借款详细情况制作台帐，并每月与财务核对借款金额，财务收到社保报销款项后与行政人事部核对并销账； 工伤雇员因伤情严重无法完成借款的，由行政人事部代理借款流程，并事后敦促工伤雇员签名确认。 因工伤而需要紧急用款的，陪同或护送人员可先行支付，事后补单并从公司领款。 借款及备用金后续管理及归还 雇员办理借款和备用金借支后，必须做到专款专用，不得挪用，借款事项和备用金借支原因解决后，需一个月内办理报销或归还手续； 工伤借款人需积极配合行政人事部完成工伤保险理赔，如因工伤人个人原因导致理赔无法完成，公司保留向工伤借款人追索借款的权利； 前笔借款未清理，财务部不办理新的借款（工伤借款除外），备用金在限额范围内，可根据实际需要，按流程补充； 雇员采用报销方式清还借款和备用金的，具体执行参照《费用报销流程》； 对于雇员经手用于支付对外押金、对外预付款等的借款，凡取得对方公司正规收据后，交财务核销个人借款，但借款人须按照《应收账款管理规定》，对经手的押金等其他应收款、预付账款履行追踪直至解决的责任； 财务部每月整理备用金和借款明细，发给借款人及备用金借支人，并抄送给该雇员所在部门经理。 借款和备用金必须每年12月31日前清零，如确因公务需要，须重新申办。 本规定自批准公布之日起执行, 其解释权归公司财务部。 xxx有限公司 二O一一年二月二十五日 3