《地产合同管理制度》.doc

合同管理制度 1. 总则 为规范公司合同管理，提高公司合同管理水平，做到管理有规章、签约有约束、履行有检查，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律规定，结合公司实际情况，制订本制度。 2. 合同的定义、分类 2.1 定义 合同是指公司与其他公司、组织或个人之间在平等协商的基础上设立、变更、终止权利义务关系的协议，该协议的各方当事人在签订的协议范围内具有经济利益关系。 2.2 分类 根据公司经营业务的特点，合同包括如下几类：房地产项目开发合作合同、国有土地使用权出让（转让）合同、拆迁安置补偿合同、水电煤气等公用配套设施合同、建筑工程承包合同、物资采购合同、工程设计合同、广告代理（发布）合同、委托代理销售合同、商品房销售和租赁合同、保险合同、借款合同、固定资产购置合同、人事劳动合同以及其他零星合同。 3. 合同管理部门及职责 3.1合同管理部门 3.1.1 公司合同实行综合管理和分类管理相结合的原则; 3.1.2各承办部门负责本部门经办的合同的管理工作，财务部统一负责各类合同的日常管理工作，档案室负责合同的归档保管工作。 3.2职责 3.2.1 经办部门职责 (1) 按照合同管理的职责分工，负责主办本部门日常工作中涉及的合同； (2) 对本部门主办的合同的履行情况进行跟踪管理，确保合同条款得以全面地履行，及时、妥善处理合同履行过程中出现的问题； (3) 建立本部门的合同管理台帐，定期向财务部报送合同统计报表（CW04-01）； (4) 及时将本部门的合同及有关文件进行归档，并向财务部移交一份原件。 3.2.2 财务部职责 (1) 组织贯彻国家及地方关于规范合同关系的法律法规和规章的实施； (2) 参与重大、重要合同的谈判和合同文本起草工作； (3) 对各部门经办的合同的合法性、有效性、规范性进行审查； (4) 监督、检查合同的履行情况，对履行中出现的问题进行分析，提出处理建议； (5) 协助处理合同履行过程中出现的纠纷； (6) 对合同经办人员进行法律知识培训； (7) 负责合同的日常归集管理工作。 3.2.3档案室职责 (1) 按照公司档案管理制度，负责合同的归档保管工作； (2) 负责合同的日常借阅管理工作。 4. 合同归档管理 4.1应当归档的合同文本包括： 4.1.1 书面合同、合同的附件以及该合同的会签表； 4.1.2与合同有关的资信状况调查、谈判纪要、意向书、公证书、担保书、授权委托书等（包括函件、电报、传真、电传、图形、照片、表格）。 4.2 归档的合同文本应当是原件，不得以复印件代替。如原件遗 失，应尽量补签。在补签不能的情况下，应在复印件上写明遗失原由，并由经办部门负责人签字。 4.3 公司签订的合同文本在履行完毕后都必须保存一定的期限（一般应保存十年），任何部门、任何人不得擅自销毁合同文 本。 4.4 合同归档程序 4.4.1 在合同签订生效后十日内，经办部门应向财务部至少移交一份原件； 4.4.2财务部接收到经办部门移交的合同后，应对合同内容的完整性进行审核；若发现合同存在不完整之处，应退回经办部门补充完整； 4.4.3财务部以项目分类，按合同的种类形成合同目录台帐，列明合同的名称、当事人、签订日期以及金额等内容，并将合同整理建档，装入档案盒，编上编号； 4.4.4 财务部在项目开发完毕后，将合同移交档案室保管； 4.4.5 档案室按照公司档案管理制度的规定，对合同进行分类管理； 4.4.6 合同在移交归档过程中，须办理移交手续，注明移交的合同名称、份数、移交人、接收人、移交的时间等。 4.5 因合同变更或解除而重新签订新合同导致原合同不再履行的，按照下列原则处理： 4.5.1经办部门应将对方当事人持有的经济合同原件收回，并移交给财务部； 4.5.2若对方当事人不愿将合同原件移交公司的，经办人应按照下列程序办理合同的收回手续，并与对方当事人一起将原合同销毁： A.经办人应按照本制度第5条的规定，办理合同销毁会签手续，说明合同销毁的原因； B.经办人向财务部办理合同收回手续，注明收回的合同名称、份数、移交人、收回人、收回的时间等； C.销毁合同的，法律秘书应在场。 4.6合同借阅 4.6.1 若需借阅合同原件的，应向财务部或档案室办理借阅手续，并按照公司档案管理制度的规定办理借阅手续； 4.6.2 合同有原件和副本的，只出借副本； 4.6.3 合同借阅时间不得超过3天；若因特殊需要，借阅时间须超过3天的，借阅人应提前说明。 4.6.4