0650宜昌公司文书报告、传真文件管理规定.doc

Re文件标题：宜昌公司文书报告、传真文件管理规定（暂行） To主送： 宜昌公司各部门、车间 Cc抄送：徐总、蔡总助、 CRB 湖北公司行政部 Attachment附件： Confidential秘密等级： 绝密Level Ⅰ （ ） 机密Level Ⅱ （ ） 秘密Level Ⅲ （ ） Our Ref No.编号: CRB湖北宜昌〔2006〕50号 宜昌公司文书报告、传真文件管理规定（暂行） 目的 规范宜昌公司的文书报告、传真文件管理。 适用范围 本规定适用于公司各部门在呈上对外过程中对所形成的文字报告。 责任 本规定由行政综合部起草、解释与修改。 生效日期 本规定自执行总经理签发之日起生效。 正文 文书报告的格式与规定 字体：字体为小四号宋体，标题为小三号黑体。 收件机构：不是同一机构的，要写清对方机构全称。同属华润雪花机构的，要以CRB开头，后接收件人所属公司简称及部门。 如：华润雪花啤酒（湖北）有限公司简称为“CRB湖北公司”。 收件人：主送部门中的收件人。 发件人：拟稿人所在公司部门和姓名，姓名需手写。不是同一机构的，要写清公司机构全称。 抄送：需通知或报告（告知）的其他负责人。 传真：如需传真，请注明传真号码。 日期：使用阿拉伯数字格式，如2006-9-14。 编号：各部门按顺序自行编号。 总页数：使用阿拉伯数字记载。 10、文件标题：文件标题写在正文开始处，置左，在标题前标注“主题”。 11、正文：需领导签批及对外传真的报告形成后，要把文字版和电子版一并发送到行政综合部行政文员处进行统一核稿。即审核文件的内容是否明确具体，文件格式是否规范正确，语言文字是否准确易于理解。文件内容涉及到金额的数字不能有改动的痕迹，不准使用涂改液。 12、所发传真、备忘录必须使用集团统一格式。固定格式的左方和右上方分别有两个标识， 以及设置的格子长短、大小，都不能擅自更改。 （二）收发传真的规定 1、所有需对外发送的传真，部门发件人要在首页左上角注明：“收件人、共几页”的字样，并在文秘室做好传真登记； 2、在传真件的背面写上传真号码，原件需要保存的，需在号码旁注明“保留原件”的字样，如不加注明的，传真完成后行政文员可对原件自行处理； 3、传真件不合文件格式规范的，一律返回重写； 4、所有的传真文件，每天集中在上午10：30传发一次，下午3：30传发一次，未能及时送到的文件，需提前电话通知行政文员； 5、传真由行政文员负责，其他人不得擅自发传真，所有传真文件按规定登记好后交与行政文员，由行政文员统一发传真。如果行政文员不在办公室，发件人可先填好传真登记，把文件放好再另行通知行政文员； 6、行政文员有义务确保文件收发成功并告知各部门发件人； 7、行政文员收到传真后需立即通知收件人，以确保传真的时效性。 8、传真地点：行政综合部文秘室。公司所有部门需到指定的地方统一收发传真。 （三）文件流转规定 1、各部门需领导签批的各类报告、费用报销（付款）等文件，核稿后无异议的文件，有涉及费用标准的（无论是预算内或预算外），都要由财务经理签字认可后再传至行政文员处登记，由行政文员集中传递，非特殊情况其它部门不得自行传递文件； 2、各部门传递的文件有急件的，需告知行政文员，并做好相关注明，以保证文件的时效性； 3、领导签批完毕的文件，由行政文员负责通知各部门领取。 徐维忠 2006-9-27 2006年9月27日 发布 2006年9月27日 实施 第 3 页 共 3 页 华润雪花啤酒（宜昌）有限公司 发布 华润雪花啤酒（中国）有限公司旗下公司