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档案业务操作规范化管理 1 文书档案的归档 一、档案的定义: 档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来，以备查考的文字、图表、声象及其它各种方式和载体的文件材料。 这一定义的基本涵义有以下几点： （一）档案是指过去和现在的机关、社会组织和个人在其自身活动中形成的。 也就是档案来源于一定的基本单位。档案的形成大致分三种类型：一是机关，二是各种社会组织（社会团体、宗教、公司、企业等），三是一定的个人（著名人物、家庭、家族）。 档案又是来源于形成者的特定的实践活动。国家机关、社会组织和个人，在复杂的社会实践中，为了相互交往，上传下达和记录事情等各种不同的需要，必须产生和形成各种内容和形式的文件。日后经过整理保存起来，就成为档案。 （二）档案是文件材料有条件地转化而来的。档案和文件既有密切联系，又有区别。档案的前身—各种文件材料是由一定的国家机关、社会组织和个人为了处理事务的需要而产生的，由于工作和生产的持续和发展，有些文件日后还需查考，有意识有目的保存下来，这就转化为档案。不是一切文件都无条件地转化为档案。 文件转化为档案，一般要具备三个条件： 第一，办理完毕的文件才能作为档案保存。 其中“办理完毕”是指文件相应的文书 处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如：请示与批复，在复文发出或收到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份通知收到后经过相关人员传阅，也算是办理完毕；本厂的发文，文件印发后也就算办理完毕。 有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印 发或收到传阅后，其文书处理程序已经 完成，也算办理完毕。 第二，对日后实际工作和科学研究活动中有一定查考价值的文件才有必要作为档案保存。工作中形成的文件不能都作为档案保存，其中只有一部分有它值得保存的原因，才保存下来转化为档案。所以，档案是经过人们鉴别挑选的，作为日后的参考和凭证而保存下来的文件材料。文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。 第三，按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。 文件是逐日逐件形成的，是比较分散和零乱的，只有经过积累保存起来才能称为档案。以现代一般的档案来说，它是经过归档而集中保存起来的文件。文件是档案的因素，档案是文件的组合。 （三）档案是人们社会活动的原始记录。 档案是人们在社会活动中形成的各种文件材料转化来的，是当时活动的原始记录，不是事后另行编写和随意收集来的。 二、文书档案概念： 有保存价值的通用文件材料转化为文书档案。 通用文件材料是指在党政机关、社会团体和企事业单位中普遍使用的、经常使用的文件材料，主要包括两部分，一部分是指公文，也就是说人们常说的红头文件，如通知、请示、报告等。另一部分是指机关内部使用的机关常用文，如未用公文形成向外单位发送的总结、计划，会议记录、报表、名册、合同、协议、制度、岗位目标，另外还要将反映本单位活动的书籍、书刊、声像、剪报等材料进行归档。 也就是说凡是记载和反映本单位活动情况或对本单位工作有查考利用价值的文字、数字、图表、声像等工作材料均应收集齐全。 三、归档的定义 归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。 （一）归档的范围 凡是反映本厂管理、经营等工作活动，具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、会议记录等各种文字、图表、照片、录音、录像及电子文件盘片）均属归档范围。 总经办：党支部会议记录、党员花名册、党员年报、工作总结、干部任免、机构设置的请示、批复、行政会议记录、年度工作总结、干部任免、机构设置、年度管理评审计划、管理评审提案报告、部门工作总结、奖励、处罚、表彰、合同、协议、职工培训、职工花名册、技改项目请示、批复。 产品工程部：正式投入生产的产品开发协议、图纸（包括顾客提供）、工装模具图、产品生产工艺过程卡、控制计划（APQP）原材料消耗定额清单、作业指导书、材料替用单、历次更改通知单、试验大纲、标准及版本。 市场营销部：供货合同、合同评审表、顾客投诉和顾客满意度调查表、同行业调查表。 采购部：购销合同（采购合同）、外协外购产品技术协议、外协外加工产品订价表 质量部：质量协议、已批准OTS、PPAP文件、质量事故处理、顾客满意度分析报告、制定质量目标和改进措施。（各类仪器目录） 制造部：生产计划、生产例会会议记录、年度设备维修保养计划。 制造部还有设备档案：包括设备仪器的图样和技术文件、设备的安装、调试和验收过程中的技术性文件材料、设备仪器的运行、维修记录、保养、大修、报废等形成的文字材料，均由设备管理员负责整理立卷。（因考虑设备档案使用频繁，故设备档案复印件由制造部设备管理员管理，原件必须存文控中心） 财务部：会计年报、月报、帐薄、凭证、工资名册、统计年报、月报。（