2011.10.27常用办公软件操作技巧分享.ppt

常用办公软件操作技巧分享鲁敏2011.10.27 一、键盘快捷键 二、word操作 三、excel操作 四、良好的操作习惯 一、键盘快捷键 1、快速恢复桌面 （1）点击快速启动栏的 show desktop （2）键盘上的windows键 + +字母D 按 相当于点击“开始” 一、键盘快捷键 2、两个临近文件间相互切换界面 alt + tab 一、键盘快捷键 3、删除文件 （1）点击选中-右键-删除，删除到回收站 （2）点击选中-del键，删除到回收站 （3）点击选中-shift+del键，彻底删除 （4）点击选中-右键-shift+D键，彻底删除 提醒：彻底删除文件不会进回收站，慎用！ 一、键盘快捷键 4、其它常用 （1）复制：ctrl+c；粘贴：ctrl+v；剪切：ctrl+x （2）全选：ctrl+a； 按住shift连续选择；按住ctrl可从中选择 （3）输入法切换： Ctrl+Shift （4）全/半角切换：shift+空格 （5）tab键：快速跳至下一个命令格 二、word操作 1、换行与换页 （1）换行：enter （2）换页：ctrl+enter 2、同一文档里有些页纵向排版，有些页横向排版 页面设置-页边距-预览-应用于（选择要排版的内容） 3、页面格式设置 （1）建议：先把内容做好再调格式，先整体后局部 （2）行高设置：可用多倍行距、固定值设置 （3）格式刷 三、excel操作 （一）通用操作 1、同一个工作簿里建立完全相同的工作表，善用：右键—移动或复制—建立副本 2、自动换行、自动调整行高 “自动调整行高”对合并后的单元格无用 3、单元格内换行：alt + enter 4、删除多个单元格内的内容 （1）backspace或delete一个一个删 （2）全部选中后delete 5、冻结窗格：冻结行、冻结列、冻结行与列 三、excel操作 （一）通用操作 6、多页时使用同一标题 页面设置-打印标题-顶端标题行 7、保护工作表 （1）确定要保护的单元格 选中-右键-设置单元格格式-保护-锁定 （2）保护工作表：选择要保护的内容 三、excel操作 （二）公式操作 1、排列序号 （1）手动输入 （2）自动输入 a、选定单元格，鼠标变“十”字时用手拖动 b、选定单元格，鼠标变“十”字时双击 2、数值格式设定：右键-设置单元格格式-数字-数值 设定数值格式，利于统一标准和运算 三、excel操作 （二）公式操作 3、基本公式运用 （1）求和/求平均值/计数/最大值/最小值 注意区分0和空值是不同的含义 （2）自定义公式 首先必须输入“=”号 （3）套用公式 鼠标变“十”字拖动或双击（横向套用只能拖动） 三、excel操作 （二）公式操作 4、选择性粘贴（对数字尤为重要） 选择“粘贴数值”，仅粘贴数字不粘贴公式 5、条件格式 充分运用自动运算功能而非人工计算 四、良好的操作习惯 1、文件名尽量精确，能反映文件内容，也便于忘记时搜索文件。 2、文档归类存放，便于查找。 3、善用模糊查询，精确查找不利于快速甚至找不到文件。 4、修改文件时善用“另存为”：防止原文件修改后无从查找、比较。 5、设置自动保存，如3分钟自动保存，防止文件丢失。 6、打印预览：查看页面布局；节约用纸。 7、页面设置：布局美观；节约用纸。 8、如要求勿擅自修改格式，应遵守。 9、常用模板多保存，以备不时之需。 10、节约用纸，废纸利用。 文字材料并不直观， 勤加练习必能提升！ * * * * * * * * * *