办公革命.ppt

为什么使用办公软件（系统） 常见的办公软件（系统） 办公（软件）带来的效益 办公室里的革命 办公软件的诞生对于传统工作是一种颠覆性的改变！它不但能够提升工作效率，还能减少人力成本。办公软件发展至今，已经延伸出很多功能，例如：稽核审计、记录计算等。　　　　　　　　　　　　　　　 为什么使用办公软件 操作系统： Windows Linux Unix Mac OS 桌面办公软件： Microsoft Office WinRAR Adobe Photoshop 行政办公软件（系统）： 考勤系统 OA系统（签报系统） 财务系统 人事系统（Hr系统） 邮件系统 常见的 办公软件 日趋严峻的商业对抗中，节约成本、提升利润成了各个行业必然要讨论的问题。面对软件业飞速的发展，这些办公软件逐步取代了原始的工作模式，从而营运而生了一个新的名词“无纸化办公”。无纸化办公并非一句空谈，而是真正起到了节约成本、提升效率、严格把控风险等作用。无纸化的字面意思就是不需要用纸，换一个角度考虑就是把每一张纸的成本运作都计算在内，更好的为客户节约成本。 软件（系统） 带来的效益 接下来我会用大量文字来叙述何为“办公室里的革命”，请耐心地读下去。此外，本人不是全才，无法把所有部门、系统的各项功能了解的面面俱到，所以有疏漏请海涵！ 对于任何行业来说利润都是最终的结果。对于公司来说，如果工程装修品质是第一位的时候，对于工装所需的材料就要用最好的，假定这些成本是无法改变的，那么我们要如何节约成本呢？只有降低员工工资、缩短工期、节约一切不必要的办公支出等等。 如果一味的降低工资，会影响员工的工作积极性，那么工程品质就无从谈起；如果缩短工期，势必会造成工作人员疲劳工作，从而影响了工程品质；如果我们节约一切不必要的开支的话，不仅会建立员工的节俭习惯，而且能够从根本上节省不必要的费用支出。 说了这么多，其实就是“节约”两个字，这又怎么和革命联系到一起呢？请耐心的读下去…… 办公室里的 革命 节约从何谈起呢？ 首先，要节约人力。这是节约的重中之重。例如：一个完 整的财务架构应该配置如图： 办公室里的 革命 假设每个岗位只要一人，那么这个部门还需要25个人，才能构成一个完整的财务部。但是在实际工作中，公司为了节约成本，就要每个人身兼数职，即使这样都未必能够形成一个完整的架构。但是如果利用一些比较先进的财务软件，那么工作可能就会更加顺畅了。 例如：预算会计和成本会计以及费用会计是不是能够让一个人来做呢？为什么是这三个岗位要结合呢？因为有了预算就可以掌握支出，知道支出才会核算费用。 系统在这里究竟是一个什么样的角色呢？预算要如何预算？这就需要一个强大的数据作为依据了。如果我们把每年的预备投入费用、实际支出费用以及当年利润都一笔一笔记录的清清楚楚，可能账本会摞的很高很高，到来年做预算的时候，看到这些账本头都有可能会爆炸。但是有了财务系统，这些数据的查找、调阅、分析就简单了，甚至都能做到对比，然后再进行一些简单的计算，那么来年的预算就出来了！ 办公室里的 革命 再比如：公司领导要求员工不迟到，不早退是很司空见惯的制度了，但是在真正执行当中却存在这很大的差异。 举个例子：有A、B两公司，同样拥有1000名员工，但是A公司能够做到每天有多少员工按时到岗，多少员工因公外出，再有多少员工未到，可以做的清清楚楚，只要领导需要，在10分钟内就能把数据送到领导面前；而B公司却很难达到这种效果，领导需要员工出勤表时，B公司需要整整一天时间，最后呈现给领导的还是大概情况。这样的情况，在现实中有吗？答案是肯定的，但是为什么两家公司，员工数量是一样的，可是对于数据的结果却差异这么大呢？ 原因很简单，就是考勤系统起到的作用。考勤系统可以随时随地把所需要的数据反映给人事部门的相关人员，然后再由相关人员反馈到领导那里，这样的有条不紊的进行差勤考核，相信A公司的员工很少有无故缺勤的问题。 办公室里的 革命 同样，再举一个例子：某公司因业务扩张，分立了很多支公司，这些支公司散布在该公司所在省份的各个地市。但是该公司有很多业务都需要领导做决策，那么地市的公司就必须把文件用快递或者用专人进行递送。但是商场如战场，时间就是利润，这种情况下难道就没有一个效率更高的办法吗？答案同样是肯定的，这就是OA系统的作用了。只要该公司把相应的基础建设做好，OA系统就可以做到即时到达，即时签批，即时反馈。原来快递来回至少要3天，利用OA系统，只需要几分钟就可以做到。表面上看硬