02记录控制程序.docVIP

记录控制程序 1 目的 对管理体系记录实施控制，以提供产品、过程、活动和服务体系的符合要求的证据，为保持和改进管理体系提供信息。 2 范围 适用于管理体系运行所涉及的全部记录的控制，控制包括：标识、填写、储存、保护、检索、保存期限和处置。 3 职责 3.1 各责任部门负责记录表格的设计、使用、保存及销毁管理。 3.2 记录使用部门负责所有记录样式的审定和编号，并将记录清单及表样报体系运行处备案。 3.3 活动直接执行人负责填写记录。 3.4 档案室负责保管各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式 4 记录保存期限： 4.1 文件要求的记录为文件失效后1年； 4.2 人力资源记录在员工离职后2年； 4.3 生产过程、产品的监视和测量、过程的监视和测量、环境监测、日常安全检查等记录保存2年； 4.4 环境监测类记录（包括水质检测报告等）、职业病危害因素检测记录保存期3年；采购、内/外部审核、顾客满意、数据分析记录保存期3年 4.5 标识和可追溯性、供方评价、检验报告和合同类文件保存期为5年； 4.6 生产设备台帐，计量器具台帐、职业病体检记录、三级安全教育记录等需长期保存； 4.7 上级部门（集团、事业部）有特殊要求的记录按上级部门 4.8 法规和合同有规定的记录（如安全技术档案等，包括锅炉等特种设备检测报告），按法规要求和合同要求的期限保存。 注：具体保存期限在“记录清单”中明确规定。 5 工作程序 工作项目 执行者 内 容 与 要 求 使用部门 体系运行处使用部门 相关人员 各部门记录管理人员 各部门记录管理人员 各部门记录管理人员 使用部门 使用部门根据工艺过程、操作活动及统计需要提出表样，报部门负责人批准。记录增加、修改或取消时提出《文件、记录更改通知单》（需由部门负责人签字确认），同时提出新的或修改后的记录表样，报体系运行处备案。 编号：按《管理体系文件、记录编号规定》执行 注：记录应至少包括：管理体系所要求的记录、生产活动所要求的记录、与合同有关的记录、有关供方的记录以及公司为管理体系的运行所形成的记录。 修改的表样列入《文件、记录更改通知单》，按原审批程序执行。 由相关责任人负责填写表格（字迹清晰、填写及时、内容真实、表面整洁）；如为暂时空格或其他原因不需填写的需在空档处划一斜线（如有超过两个小时的停车或例行的停车检修时可在备注或相应位置写明开、停车时间等内容，可不需划斜线），如有内容更正时，划去错处，在空白处更正并填写更改人姓名（如有名章可以加盖本人名章）。 各部门根据填写情况规定记录归档时间，并在规定时间内将记录归档，填写《文件、记录归档登记表》，由专人统一管理。记录管理人员按照类别和时间顺序归档，写明记录的名称和年、月后归档保存。 贮存地点应保持防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防晒、防鼠等措施，确保记录的完好。（记录还可以电子版方式贮存。） 记录借阅或查询只限于与该项活动相关人员，并需填写《记录借阅登记表》 记录保存期满或其他特殊情况需要销毁时由授权人执行销毁 6 相关文件 6.1 《文件控制程序》 编号 BCBE·YS/CX-02 版次/ 修订状态 B/1 发布/实施日期 2011.7.1/2011.7.1 第 3 页 共 3 页 1. 表格设计及编号 7.记录销毁 6.借阅和查询 5.贮存和防护 4.收集和归档 3.记录填写 2.样式审定