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文書流程管理暨教育部列管作業系統之管理 秘書室管考科 陳科長素艶 2009年4月16日 簡報大綱 壹、前言 貳、文書流程管理 參、教育部重要業務列管作業之管理 肆、監察案件函稿之作業應注意事項 壹、前言 公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具。 公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。 為提高公文辦理時效，行政院研考會特修正訂定「文書流程管理手冊」：以積極主動導正之流程管理理念，取代昔日由專責單位負責文書稽催之消極間接管制觀念。 壹、前言（續） 主要法源 （一）公文程式條例 （二）文書處理手冊 （三）文書流程管理手冊 文書及文書處理意涵 （一）文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。 （二）文書處理係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 貳、文書流程管理 一、定義 二、特色 三、名詞釋義 四、權責劃分 五、管制標準 六、本部一般公文處理時限分配 七、公文時效績優人員獎勵 附錄1：文書流程管理實務與常見缺失-- 行政院研考會提供 附錄2、行政院各機關公文統計表--以97年12月為例 貳、文書流程管理 一、定義 登錄詳盡公文處理過程，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等，以提高公文時效及品質的一種管理作業制度。 貳、文書流程管理（續） 二、特色 管制範圍：全程管制、全面管制 從收文至發文（或存查）應全程列入管制。 總收、總發文件，單位收文、發文，創簽、創稿、存查等均應列入管制。 作業範圍 落實自律時效、全面品管。 完整登錄、有效稽催、精確統計、周延分析、檢討改進。 貳、文書流程管理（續） 三、名詞釋義 文書： 指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。 文書處理： 指文書收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 貳、文書流程管理（續） 處理時限： 按公文處理速別規定，自收文至發文 (存查)的全部流程，可使用時數或日數。例：速件3日，其處理時限即為3日。 限辦日期： 依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。 創稿文： 無正式來文而主動辦理或交辦的案件。 貳、文書流程管理（續） 限期公文： 來文或依規定訂有期限的公文。 彙辦案件： 同一案件內的有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理的公文。 併辦案件： 指各件公文案情相同、同一案情之正副本、或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。 貳、文書流程管理（續） 專案管制： 指公文涉及政策、法令、與其他機關業務或須經較長 時間協調會辦的複雜案件。 由承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送管制單位(秘書室管考科)審查，簽請部、次長或主任秘書核准後，以「案」為單元實施管制。 貳、文書流程管理（續） 文書稽催： 狹義文書稽催： 係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢。 廣義文書稽催； 係指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。 貳、文書流程管理（續） 四、權責劃分 -- 強調每一成員自我管理 每一成員職責 各單位收發人員 各級單位主管 文書單位職責 管制單位（秘書室） 權責 機關首長職責 貳、文書流程管理（續） 每一成員職責： 管制會稿、會辦時效。 急要文件須會辦者應親會 。 同一文件請 3個單位以上會核，宜複製同時送會 。 送（收）會外機關公文按速件處理。 無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關。 必須展期時，報請秘書室主管核准。累積展期超過 60日以上公文，簽請部、次長或主任秘書核准，並知會秘書室(管考科)列入管制。 自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。 貳、文書流程管理（續） 各單位收發人員職責： 管制登錄該單位每一公文處理流程及使用時間。 逐日檢查公文處理紀錄，每週列印 1次至 2次，送承辦人員辦理清查、展期或催辦，並將查催資料提供單位主管參處。 貳、文書流程管理（續） 各級單位主管職責： 充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。 落實職務代理人制度。 對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速別，或指定授權人員核准調整。 對公文時效的優劣案件建議獎懲權。 涉及2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，避免因往來會稿延誤時效。 配合秘書室召開公文流程工作研討會。 貳、文書流程管理（續） 文書單位職責： 召集會商辦理文書管理電腦化、文管案管作法、登錄（彙整）統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形、協助推動文書流程簡化、配合調卷分析提供資料、提出獎懲建議。 貳、文書流程管理（續） 管制單位（秘書室）職責： 管制掌握全機關每一文