万科外来文件控制程序.docVIP

外来文件控制程序 1.目的 保证公司对外来文件的正确有效使用。 2.适用范围 本程序适用于对外来文件的管理。 3.引用文件 无 4.定义 外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。 5.职责 5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。 5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。 5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。 5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。 6.资格和培训 执行本程序不需特别的资格或培训。 7.程序 7.1 外来文件的接收 现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。 7.2外来文件的下发、传阅 7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。 7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。 7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。 7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外