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第八章 会务组织 第一节 会议概述 1．会议的涵义 2．会议的种类 3．会议的作用 与会者 主持人 议题 名称 时间 地点 第二节 会前准备 一、会议计划和成本预算 1．会议计划 2．会议成本预算 二、文件准备 1．开幕词 2．工作报告 3．发言稿 4．其他会议文书 三、会场准备 1．选定会场 2．会场布置 3．主席台位置 4．会场设施 5．其他准备 四、会议议程、程序的拟定 1．会议议程 2．会议程序 3．会议日程表与作息时间表 五、会议通知的发送 1．标题 2．通知对象 3．正文 4．落款与日期 第三节 会间工作 一、会场的组织与服务 二、会议信息的收集与编发 三、会议记录的制作 四、会议文件的起草 一、会场的组织与服务 1．报到与签到 二、会议信息的收集与编发 1．会议信息的作用 三、会议记录的制作 1．会议记录的内容 四、会议文件的起草 1．闭幕词 2．决定 3．会议纪要 4．会议总结 第四节 会后工作 一、会后事务 会议组织情况 会议内容 摘要记录 详细记录 示例 2．会议记录的方法 1、主持人讲话： 今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发及如何开展前期工作的问题。 2、发言： 技术部X X经理： … … 资料部X X经理： … … 市场部X X X经理： … … 3、决议： … … 散会。 主持人：李X X（签名） 记录人：陈X X（签名） 陈X X（秘书） 记录人 李X X（经理） 主持人 X X部经理 缺席人 公司各部门经理 出席人 公司会议室 地 点 2006年2月18日 时 间 X X公司项目会议记录 示例 * * * * * 第一节 会议概述 第二节 会前准备 第三节 会间工作 第四节 会后工作 一、会议的涵义和作用 会议规模 会议性质 大型 中型 小型 规定性会议 决策性会议 专业性会议 动员性会议 纪念性会议 外事性会议 综合性会议 采用的媒介 时间 常规型定期会议 非常规型不定期会议 电话会议 电视会议 计算机会议 会议地域 会议召开的阶段 会议目的 … … 决策作用 执行作用 沟通作用 协调作用 监督作用 必要性 重要性 合法性 二、会议六要素 会议主办单位的名称 会议的主题 会议的类型 二、文件准备 三、会场准备 四、会议议程、程序的拟定 五、会议通知的发送 一、会议计划和成本预算 会议成本＝X ＋ 2J × N × T 显性成本 隐性成本 显性成本的总和 与会人员每小时平均工资的3倍 人数 时间 5．会议文件的准备程序 领导 授意 领导 审阅 秘书 起草 秘书 修改 领导 签发 打印 制作 日常工作会议 座谈会、讨论会 中型会议 大型茶话会、团拜会 主席台 首席 6 4 2 3 5 1 轻重缓急原则 时间原则 某公司职工代表大会议程表 时间：2005年12月18日 1．9:00-9:30 审议2005年工作总结 2．9:30-10:30讨论2006年工作计划 3．10:30-11:30审议并通过2005年财政决算及2006年财政预算 4．2:00-4:00增选职工代表 X X大学授予李X X教授“终身成就奖” 大会程序表 （ X X年 X X月 X X日） 一、请主席台就座的领导和颁奖对象入席 二、介绍出席会议的领导人、主要来宾 三、主持人宣布： X X大学授予李X X教授“终身成就奖”大会开始 四、校党委书记X X X作主题讲话 五、校长X X X宣读《 X X大学关于授予李X X教授“终身成就奖”的决定》 六、校党委书记和校长向李X X教授颁发“终身成就奖”证书和奖金 七、学生代表向李X X教授献花 八、李X X教授讲话 九、市教委领导讲话 十、主持人宣布： X X大学授予李X X教授“终身成就奖”大会结束 闭幕，恭请来宾致辞。 14：50～15：00 闭幕式 晚餐宴会 地点：王朝大酒店 17：00 ～19：00 晚宴 曾志诚 淡江大学中文系 兼任讲师 从《汉宫秋》中的王昭君 探讨汉代和亲政策 傅广超 淡江大学中文系 苏敏逸 淡江大学中文系 助理教授 论鲁迅〈肥皂〉的 主题与艺术 詹玲纯 元智大学应中系 第二场 13：20 14：50 中午餐叙 11：30～13：00 中 场 陈葆文 淡江大学中文系 助理教授 蒲松龄的悍妇角色塑造 ——兼论〈马介甫〉中尹氏 林璟