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温江区文书档案专题培训 2012.1.09 一、档案概述 1、什么叫档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、与生活密切相关的档案有些？主要有户籍档案、学籍档案、病历档案、党员档案、工资档案、干部档案、死亡档案、文书档案、会计档案、工程档案、设备档案、声像档案、电子档案等。 3、档案的分类：标准不同，分类不同。 按内容：文书档案、科技档案、专门档案； 按产生和使用领域：公务档案和私人档案； 按时间远近：历史档案和现行档案 4、一般机关、事业单位，镇（街道）档案有哪些门类？ ----文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、电子档案、专门档案等。 5、各门类档案收集整理的依据： ★文书档案：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令）和归档文件整理规则 。 ★ 基建档案：按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28 —2002） ★ 设备档案：按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822--2008）。 ★会计档案： 《会计档案管理办法》（1999年1月1日起施行）。 ★照片档案：《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002) 二、文书档案 1、归档文件的概念：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件收集的范围： （1）上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等； （2）本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料； （3）行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等； （4）业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等； （5）本单位对下级单位管理中形成的材料； （6）内容重要的人民来信,来访材料,领导的指示和本机关处理人民来信,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等； （7）会计工作形成的文件材料； （8）本单位经营管理、职工管理形成的文件材料； （9）本单位与外单位、个人签订的合同、协议，以及债权债务文件； （10）其他有保存利用价值的文件材料。 3、 不需要收集归档的文件： （1）上级单位普发的、不需要办理的、参考性文件以及征求意见未定稿的文件； （2）本单位形成的重份文件、无参考利用价值的临时性事务性文件以及未正式讨论通过的文件； （3）单位内部互相抄送的文件； （4）本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料； （5）从各方面收集来为工作参考的文件材料。 4、归档文件收集的具体要求： （1）收集要齐全、完整。（请示类的处理） （2）注意纸张规格和字迹材料 规范性文件要求统一用A4规格，书写材料杜绝使用圆珠笔、红墨水笔、纯蓝钢笔、铅笔，可用碳素签字笔、碳素钢笔、蓝黑钢笔。 （3）会议记录用纸要规范 5、归档文件的整理 （1）归档文件整理定义：----就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 （2）归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （3）文书档案整理步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个步骤。 ①装订：★归档文件机关单位、镇（街）按“件”装订。“件”就是归档文件的整理单位。 文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；请示与批复为一件；发文稿纸及有关领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件；会议纪要或会议记录一年为一件。 ★同一份归档文件的装订排列顺利，同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；不同文字的文本，中文本/汉文本在前，外文本/少数民族文字文本在后。 ★归档文件的装订材料 采用不锈钢钉装订，页数多的文件可采用三孔一线法装订。装订应不影响归档文件的阅读和复制。 ②归档文件分类： ★一般按照保管期限----年度----机构（问题）进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 ★文书档案保管期限：8号令文件保管期限划为永久、30年、10年三条线，温江区简化为永久、30年两条线。 例1：保管期限--年度—机构分类法 永久：2007年 办公室 法规科 计财科……