北海鑫诚建设监理有限责任公司行政后勤管理制度.docVIP

北海鑫诚建设监理有限责任公司·作业文件 行政后勤管理制度 BXJZ03.02—2010 版 本 号：A 修 改 号：1 受控状态： 发放编号： 2010年03月15日发布 2010年04月01日实施 北海鑫诚建设监理有限责任公司 标 题 版本号：A 作业文件 行政后勤管理制度 修改号：1 序号：BXJZ03.02-2010 第1页 共10页 1.目的 为加强公司行政后勤规范化管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，给员工创造一个舒适的生活环境，公司现制定本规定。 2.适用范围 2.1 本规定所指行政事务包括会议制度、文书管理规则、公章管理、通讯设备使用、办公用品管理、文件打印管理。 2.2适用于公司全体员工。 3.行政事务管理 3.1会议制度 3.1.1会议种类（不包括监理业务会议内容）：股东大会、总经理办公会、工作会议、各地区部门员工会及其他专项会等。 3.1.2会议由公司（部门）主要领导主持，在会议召开前需制定议题、内容、达到的目的等，并事先通知与会者，避免准备不充分、或重复性。开会时要认真做好会议记录，重要的会议和内容要形成会议纪要。 3.1.3各会议会期必须服从公司统一安排，坚持小会服从大会，局部服从整体的原则? 3.2.3.3来文附件如附有现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办人应及时缴交财务部门签收不得随意传递。 3.2.3.4每天上网查看相关网站，如有相关公文发布即时下载做收发文处理。 北海鑫诚建设监理有限责任公司 标 题 版本号：A 作业文件 行政后勤管理制度 修改号：1 序号：BXJZ03.02-2010 第2页 共10页 3.2.4文书的传阅工作由综合办公室办理，综合办公室可根据文书的重要性和相关性，确定其传阅范围。所有文书的传阅原则上一律用原件，如遇特殊情况，可先传真，后补原件。 3.2.4.1办公室人员如需发文时，应在OA上履行收发文登记审批程序，按要求填好项目。绝密、保密文件由当事人直送以防泄密；急件和密件，应指定专人负责，随到随送，不得积压。 3.2.4.2一般文书，必须由综合办经办人收集齐全，分类整理后存档。? 3.2.4.3需阅读文件者，要认真阅读，并在附条上签字，文件归档时随文件一同归档。 3.3公章管理 3.3.1目的 印章是公司经营管理活动行使职权的重要凭据和工具，为了加强印章管理，规范印章使用，避免由于印章管理疏忽、使用不当而造成不良后果，特制定本制度。 3.3.2印章的保管及使用 3.3.2.1公司现有公章（公司行政章）、公司合同专用章、财务专用章、法人代表章、部门印章及业务专用章。印章分为一级印章和二级印章，一级印章是公司各类业务的法人章及法人代表章，二级印章是须经法人授权在一定业务或区域内使用的印章。 3.3.2.2印章由公司指定专人保管，印章保管人应将印章存放在保险箱内，不得随便放置。需要施印时按程序由公司相关领导签字方可施印,施印须由印章保管者亲手施印。 3.3.2.3公司行政章（以下简称公章）是代表公司对外联系的主要印鉴，凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章，使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发；公章管理人员不得委托他人代管、代用。 3.3.2.4公章合同专用章适用于公司与顾客（业主）签订的工程建设监理合同、咨询合同等主要业务合同；凡公司签署的主要业务合同，均需使用合同专用章和法人章签订。 3.3.2.5财务专用章是公司对外发生财务关系的唯一印鉴，所有财务人员在没有总经理的签字许可下，不得私自在支票或各类票据上盖章。 3.3.2.5.1按监理规范和企业印章使用流程细则，除需要总经理审批的用印外，均由主管领导审批或相关部门领导会签审批。 3.3.2.6部门印章是代表部门对外联系的主要印鉴，凡属以部门名义发文、一般函件（介绍信、各种证明）上加盖部门印章时，需由主管或部门负责人签发后，方可使用，同时管理人要做好用印登记。 3.3.2.7印章（业务章除外）原则上不得外借、外带，如需外带，必须经总经理批准后，办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能在工作时间以外，市外借出需在一人陪同下方可使用。 3.3.2.8法人代表章一般与财务专用章或公章同时使用。法人章、财务专用章不得合放，必须分人保管。? 3.3.2.9使用公章必须由用印人严格履行登记手续，由他人代替登记的，须做出详细说明。实行谁用印，谁登记，谁负责。 3.3.2.10所有加盖印鉴的文书均需留底归档。 北海鑫诚建设监理有限责任公司 标 题 版本号：A 作业文件 行政后勤管理制度 修改号：1 序号：BXJZ03.02-2010 第3页 共10页 3.3.2.11在公章使用