天津市物业管理企业档案管理制度参考.doc

PAGE 天津市物业管理企业档案管理制度 一、档案管理规定 根据国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案管理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、管理体制、各项业务和工作人员职责等内容做出具体规定。 二、企业各类文件材料的归档制度 是保证企业各种文件材料、准确、及时归档的一项重要制度。主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间和归档要求，必要时须明确归档份数和归档手续。 三、企业档案利用制度 是企业档案利用工作进行规范的制度。一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。 四、企业档案保密制度 是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。 五、企业档案保管制度 是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体保管等要求。 六、企业档案鉴定销毁制度 是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工作的组织、档案销毁的程序和手续等。 七、企业档案人员岗位责任制 这是专门针对企业档案管理人员岗位职责而制定的制度，其内容主要包括主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。 ? 附：示范文本 示? 范? 文? 本 一、档案管理规定 为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制订本规定。 （一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 （二）企业档案工作是企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。 （三）企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。 （四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。 （五）档案员必须忠于职守，保守企业和业主的秘密，接受档案专业培训，具备档案专业知识。 （六）综合档案室由企业一位领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。 （七）各部门（物业管理项目）应指定兼职档案员，负责本部门（物业管理项目）形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。 （八）企业文件材料的形成和积累须纳入各部门（物业管理项目）工作计划和有关人员岗位职责。 （九）凡本企业在经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料都必须归档。归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。 （十）企业综合档案室对接收的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。 （十一）开展档案的鉴定。根据本企业档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经企业主管领导批准后进行销毁。 （十二）开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果、编研情况进行统计。 （十三）认真做好档案库房管理。按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等防护要求，做好档案库房的管理工作。 （十四）将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划，努力实现企业档案管理信息化。 （十五）积极开发档案信息资源，为企业生产和各项管理工作服务。对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，企业将给予表扬和奖励。 二、企业各类文件材料的归档制度 为了完整、系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制定本制度。 （一）归档范围 根据附件所列内容，结合企业实际工作，制定具体归档内容。 （二）归档时间 1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。 2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。 3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。 7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料。