办公室管理制度汇编全.docVIP

一、 物品采购程序及报销流程 为了保障公司生产经营的正常运行，外协办公室本着“物美价廉、优质高效、综合服务”的原则，结合公司实际，特制订物品采购程序及报销流程。 一、采购范围 1、办公类：办公用品、复印纸、文件柜、印刷品、打印机、复印机以及耗材。 2、电器类：电扇、饮水机、对讲机、电开水器、保温桶、电视机、电视接受器、空调。 3、家具类：床、沙发、桌椅、窗帘、沙发套、门帘、被褥、床单、被罩。 4、招待类：桶装水、水果、土特产、烟酒、瓶装水。 5、标识制度类：制度牌、刻章、警示牌、科室门牌、名片、标语条幅。 6、生活类：脸盆、暖瓶、塑料水壶、玻璃、门锁、煤球火、烟筒、煤球。 7、福利类：月饼、面、油等过节福利；各种活动先进奖品；夏茶、防暑用品； 8、其他与生产生活相关的用品。 二、申请程序 1、按照谁申请谁负责的原则，申请人为所购物品第一责任人，使用人为第二负责人，申请人所在单位负责人为第三负责人。若出现物品损坏或丢失，按照顺序分摊责任以及赔偿金额。分厂购买物品，须统一由分厂综合科上报。 2、办公用品由申请部门正职签字后，报外协办公室。外协办公室采购员汇总出具《办公用品采购单》，经外协办公室主任、总经理办公室主任签字购买，交保管员发放。 3、新印刷品由申请部门正职、总经理办公室主任经签字后，报外协办公室，并附样本及数量。常用物品经外协办公室主任签字后采购。 4、对外招待需购买水果、娃哈哈矿泉水等物品经本部门正职签字，总经理办公室主任批准后，报外协办公室。 5、土特产、礼品等需总经理办公室主任签字批准后，报外协办公室。 6、各部门其他物品申请由本部门正职、主管部长签字后，到外协办公室采购员处核实其原有物品使用情况、需购物品分配情况以及该物品估价后，由总经理办公室主任签字后购买。超过500元以上物品，需常务副总经理签字。 三、采购员、保管员职责及物品发放程序 1、采购员要时常了解市场行情，注意物品价格变化，把握物品质量，采购物美价廉的物品。 2、建立采购物品价格表，价格变动后及时更改。 3、采购员要建立采购台账，采购时间、物品价格、数量、使用单位等要登记清楚，每月汇总存档。 4、定点单位采购物品要做到一月一结算。 5、采购物品后，采购员负责通知申请部门，并召集物品申请单位人员和保管员，三方对证无误后，签字发放。 对于外协办公室购买的物品，各单位要建立用品登记台账，外协办公室定期核查。分厂由综合科负责，其他单位指定专人负责。 办公用品每月6日、7日、16日、17日定时发放，印刷品每月5日、15日、25日定时发放（如遇法定节假日放假，顺延至照常上班第一个工作日）。 三、报销程序 采购员对采购物品每月进行汇总，持物品详单、发票等有关手续，经采购员、保管员、外协办公室主任、总经理办公室主任、财务总监签字后，到财务处报销。 4、各分厂、科职工如因工作调动或离职，须按公司规定将个人保管的所有办公用品全部交回外协办公室，需要本部门继续留用的，确定使用人报外协办公室，便于外协办公室跟踪办公用品的使用情况。 四、办公用品及耗材的盘点及费用分摊 1、保管员在每月底前应对办公用品按各部门领用情况，将费用分解到各部门，进行费用核定，填写《办公用品明细表》，明确各部门费用，报主管经理及企划科。 2、每月月底，保管员与采购人员核对后，持《办公用品采购清单》报销。 3、对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门，外协办公室有权认为该部门当月无办公用品申请，不予采购相应用品。 附件1：办公桌椅配备和管理制度 附件2：2013年各单位办公用品定额及办公用品价格表 附件3：电脑配备和管理制度 附件4：对讲机配备和管理制度 附件5：民用空调配备和管理制度 附件1 办公桌椅配备和管理制度 为加强管理，减少费用支出，提高办公用品的利用率。特制定以下管理办法： 1、确定各厂部办公室和操作室需配备的各种办公用品，桌、椅、柜，落实到人头。 2、爱护公物，办公人员要做到使用好，保管好，要勤检、勤修。 3、公共财物，任何人不得转借，转给他人，调出人员必须上报外协办公室，收回或调整，不得个人带走。 4、各部门需要购置新的办公设施的，要指定专人申领，提出书面申请，由正厂、主管部长签字，新聘请员工需出示人劳科实习表或调动表，报外协办公室，经公司领导同意后，统一采购。 5、外协办公室每年要对办公桌椅配备情况和使用情况进行实地摸查登记，对所配备的桌、椅、柜如有意损坏者，按原价赔偿。 6、具体配备标准如下： （一）总经理和常务副总经理 2.8米板台1个，转椅1把，板前椅2把，7门书柜1组（褐色，高档），高档沙发1套，大小茶几各一套，电视1台，电视柜1个，机顶盒1个，木制衣架1个，床1个，床头柜1个，更衣柜1个，卧室办公桌椅1套，台灯2个，饮水机1台，木制脸