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对学校档案工作现状的分析与思考 刘艳芸 （广州市第四十一中学） 摘要：目前，许多学校都存在着对档案工作认识不足、档案材料收集难；档案管理人员兼职多、专职少、素质有待提高等问题。因此，提高教职工的档案意识，提高档案工作者的综合素质，加强档案的收集与整理，对于学校的档案工作是十分重要的。 关键词：学校档案工作 分析 思考 随着教育改革的深入，广州市很多城区都成功申报了教育强区，很多学校也已经上了等级，成为国家示范性高中或省、市、区一级学校，档案资料由于能够完整、准确、真实地反映学校管理的全过程，因此在各项检查评估中都作为一项重要的指标，发挥了极其重要的作用。但这并不代表每个学校都重视开展档案工作，事实上，档案工作在一些学校得不到应有的重视，开展学校档案工作有一定的难度，这是比较普遍存在的问题。如何使学校档案工作得到应有的重视值得我们去思考。 1.学校档案工作现状分析： 1.1一些学校的教职员对档案工作认识不足，教师手头有查考价值的资料不愿意交给档案室保管，怕被充公，认为自己保管方便，其实没有经过分类整理归档的材料很容易丢失。也容易出现用时找不到，不用时又嫌碍事的状况，还有的人直到退休了，资料还一包包地放在办公橱里，办公桌换了人，那些有价值的东西也就成了废品被清除掉； 1.2档案网络管理人员缺少培训，缺乏应有的档案管理知识，对学校的一些重大活动、课题申报、基建项目、办学特色等资料缺少敏感性，不注意过程资料的积累，不及时收集或收集不齐全。档案的收集是档案管理的前提条件，没有了这个步骤，也就没有档案管理这一工作了。那么，历史也就不成为历史了。 1.3人事制度改革以后，各学校都出现了由于编制少，一人多岗的现象，学校档案室工作人员很少是专职的，不是兼课就是兼其它的工作，造成了时间不够，精力有限，只是在检查、评估、上等级时才集中人力或请校外的专业人员突击整理档案，应付检查，检查一结束就完事大吉。档案室成了名副其实的储藏室。究其原因就是部分学校领导对档案工作缺乏足够的重视，档案管理机制不健全。 2.改善档案工作现状的对策： 2.1强化档案意识。在学校这个以一线教师为主的环境里，档案工作者默默无闻，像一片陪衬红花的绿叶，很容易产生心理落差。因此档案工作者首先要加强职业道德的修养，认识到自己工作的重要性，学校档案工作就如一个内当家，把全部的家当整理得井井有条，并随时可以提取每件物品，供人享用，这个工作环境作为一个需要正常运转的学校来说是不可缺少的。无论是兼职的，还是专职的，要热爱自己工作，热爱档案事业，要以一名档案工作者而自豪。平时要注意主动收集资料；对多次催缴不交的，不要怕麻烦和难为情，你催多了，他反而感到难为情，以后就会主动把材料上交了；当然，接收的材料归档、编研后的利用也很重要，无论什么时候需要利用，你得随时提供，热情服务，这样在他们的头脑中形成了一种定势：把资料交给档案室最安全、最放心、最方便，这样他们也就愿意按时间向档案室提供原始资料。档案意识自觉地提高了，档案收集问题也就迎刃而解了。 2.2加强培训机制。档案是一门学问，档案工作要在档案学理论和规范的指导下进行，不仅档案员要培训上岗，对于一个单位来说，每个职能部门的档案网络管理员也要进行一定的培训，有条件的甚至可以进行全员培训，以提高档案来源的质量。例如，存档材料用纸的大小要统一，以便装订美观；书写要用碳素墨水或签字笔，以防退色；书写纸左边要留出一定的距离，以便装订；如果是打印材料，一般用激光打印机，可保存时间更长久等等。这些档案的基本常识要深入到每一位教职员工的思想中，使他们养成良好的习惯。 2.3建立健全档案管理体。一个健全的管理体制是整个档案工作的核心，作为学校领导必须要认识到，档案越来越体现她的价值了，比如每年的关系到教职工切身利益的职评工作，在晋升高一级职务的过程中，涉及到的教师必须由学校提供他们的个人档案资料包括专业技术人员年度考核、任教情况、成绩、论文发表、荣誉获奖等情况，档案资料不齐全，就无法进入评升，直接影响他们的经济收入，进而影响他们的工作热情，所以，一个学校应该配备一名高素质，责任心强的档案管理人员，一间设备齐全的档案室以及一个完整的档案网络管理小组。 档案工作是需要时间和耐心的，一个专职的档案管理人员才能沉下心来有时间把整个学校的教学与研究资料作逐一整理和规定，并根据现有档案作一些时效性强的编研工作。以我们学校为例，以前一直是一名老师兼做档案工作，即要上课又要搞档案，精力有限，两头都做不好。几年的档案原始材料堆在档案室没时间整理。新一届领导上任后确立了一名专职档案员，我虽没有搞过学校档案，但以前也做过科技档案工作，凭借领导的支持和我对档案工作的热爱，经过几年的努力，我们学校的档案工作有了新的起色，档案室宽敞整洁，档案设备逐年添加，购买了五套档案管理软件，使每