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作业指导书 TXH60-C07-03 第 1 版 第/次修改 设备档案管理制度 编写:许海明 10.06.01 审核:金 龙 10.06.18 链接: TXH60B07设备综合管理程序 批准:楼国江 10.06.25 1 管理职责
1.1设备部全面负责对酒店设备档案的管理。
1.2设备部文员具体负责设备档案的管理。
2 质量标准
收集完整、整理及时、分类系统、装订规范、提供准确、服务快捷。
3 设备档案归档范围
3.1基建档案归档范围
1)项目前期文件数据,包括:项目建议书、可行性研究报告、设计任务书、项目批复文件、土地征用、拆迁有关文件、材料等。
2)投标文件数据,包括:设计招标文件、设计委托书、工程施工招标文件、工程施工合同、协议、公证书等。
3)施工文件数据,包括:建筑施工许可证、环境影响报告书、纸会审记录、开工报告、各种材料试验记录、基建隐蔽工程检查验收记录、设计变更联系单、工程变更联系单、工程协调会议记录、工程预决算、技术数据质量评定报告等。
4)竣工文件数据,包括:工程质量评定报告、竣工报告、竣工验收记录、项目质量评定表、建筑结构施工图、水电施工图、竣工图。
3.2 设备档案的归档范围
1)设备随箱数据,包括:装箱单、产品合格证、产品说明书、安装图、备件图等。
2)设备安装文档,包括:设备安装施工图、设备安装竣工图、设备安 装调试记录、设备安装验收记录、设备移交接收记录。
3)设备基础数据,包括:设备分类编号目录、固定资产台帐、设备分类台帐、设备使用台帐、固定资产卡片、设备使用卡片、设备技术卡片等。
4)设备运行管理数据,设备操作维修规程、设备事故分析报告、设备维修计划、设备维修记录、设备改造计划、设备封存/启封记录、设备报废记录等。
4 新购设备技术资料的收集
4.1新购设备进行开箱验收时,设备部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.2设备技术资料的原件应交设备部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料,可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。
4.3复印份数及分发情况必须如实记录。
5 技术资料的存档
5.1技术资料归档保存前须经设备部经理审批。
5.2设备部文员负责对技术资料进行编号。
5.3设备部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
6 技术资料的使用
6.1技术资料如有分发需要,应由设备部经理确定分发范围,核定分发数额。由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。
6.2酒店员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经设备部经理同意。
7 技术资料的作废
7.1符合作废条件的技术资料应予以处理
1)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触,或被其明令禁止;
2)已被淘汰的设备的技术资料;
3)因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。
7.2技术资料作废须由文员上报设备部经理批准。
7.3已经发放的技术资料由设备部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。
7.4所有作废的技术资料必须加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由设备部经理批准后定期统一销毁。
7.5因任何目的需要保留的作废文件,须经设备部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。
8相关文件
无
9 相关记录
技术资料发放表
技术资料登记表
作废技术资料处理记录表
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