南新制药-调研报告 V1.0.docVIP

· 广州南新制药SBO项目 调研报告 实施文档 2010年02月 日 5.2 采购业务 采购部总体业务流程图： 流程说明： 公司的采购大体可分为国内采购和国际采购，国内采购为含税的采购，采购单上体现税率、货总价和含税总价，国际采购涉及外币交易和关税、运费等费用的处理。 对于对消耗品的采购需求，由相关部门提出采购申请，对于生产相关的物料根据MRP的运行结果得出的采购计划建议，经领导确认后采购部选择供应商或者通过系统自带的首选供应商下达采购订单（即采购合同），采购订单下达后，供应商将货送到，仓库负责对采购物料进行采购收货，并将其存入待检仓库，质检合格后转至正式的物料仓库。对于不合格物料，进行退货操作，退货基于采购收货进行。 所有原辅包装料只能从合格供应商处购买，系统需标识供应商是否合格的属性，原则上由QA管理此列表。  5.2.1 采购计划 业务情景 公司对于生产相关的物料采购需要制定采购计划，根据月度生产计划所引申的原材料需求，结合最低订购批量、未结订单、安全库存等因素，计算并订立采购计划，用于生产原料的采购指导。好的采购计划有利于是保证生产原料供给和减低原料库存量。 解决方案 可以采用系统的物料需求计划，用于生成原材料的采购计划。如下图： 物料需求计划作为采购计划的重要指导，上图展示了影响物料采购的因素，每次运行MRP时可以选择和修改以上参数，评估出最适合企业的采购计划。  5.2.2 采购单据流 业务情景： 采购员根据采购申请或MRP运算结果进行开单采购，审批后的采购订单流向仓务部门，物料到货后仓库人员基于采购订单进行收货，收货完成后，收货采购订单将流向财务部门，财务人员根据收货情况和采购订单价格，作应付款发票，确定供应商的应付帐款。 在整个单据流中，采购订单是不影响实际库存量的，只影响库存的已订购量（或称已采购量），采购收货将影响库存，同时会影响财务的库存价值科目，所以添加后需要修改库存数量，同时生成相应日记帐分录，基于收货做的应付发票也不影响库存量，而会产生应付帐款的日记帐分录，影响总分类帐。 因为单据流中的相关单据是有关联的，这样需要对单据的流向有追踪查询的功能。 解决方案 系统的采购业务从采购订单开始，收货采购订单和应付发票可以使用系统自带的复制从和复制到功能，将前一单据的数据带到下一单据中，系统也将自动记录各个单据间的关系，并可通过目标凭证和基本凭证按钮，便捷追溯查询关联的单据。 对于整个采购单据流，采购订单是采购订单和收货采购订单是可选的，应付发票是必选单据，当应付发票操作不基于收货采购订单开单时，应付发票将影响库存。 1.) 在创建采购订单时，系统不会将会计中基于值的更改进行过帐。然而，订货数量在库存管理中列出。可以在不同的报表和窗口(比如，库存状态报表以及物料主数据窗口)中查看已订购数量。 2.)通常需要在收到该货物时便创建收货采购订单，以保持实际库存量与系统库存量的一致。在输入采购订单收货时，货物便已入库并且库存数量将会更新。由于公司使用的是永续盘存系统，系统将会自动创建相关的过帐并更新库存值。 3.) 应付帐款发票：收到收款发票时，系统用会计将该供应商的相关科目进行过帐。如果在系统中，交付采购订单这一操作早于收款发票，并且如果正采购已在仓库中管理的物料，那么将发票过帐时库存也会增加。 在系统中对库存物料进行采购时，系统会创建以下日记帐分录： 采购订单收货：创建一个日记帐分录，该分录将收货值过帐到库存科目的借方以及分配成本科目的贷方。库存科目以及分配成本科目可以从物料主记录的库存 选项卡中的库存科目字段以及分配成本科目 字段中予以恢复。 应收帐款发票：创建一个日记帐分录，该分录将开票金额过帐到分配成本科目的借方以及供应商科目的贷方。该分配成本科目可以从物料主记录的库存 选项卡中的分配成本科目字段中予以恢复。 如果直接将应付帐款发票进行过帐、而没有事先创建采购订单收货，那么系统将忽略过帐给分配成本科目。 5.2.3 非库存物料的采购 业务情景 对于一些不作为仓库管理予以管理的物料，如消耗品、服务等的采购，由于无需管理其出入库的数量，在采购收货时无需触发财务过帐。只需在确认应付帐款时直接计入费用，即做应付发票时将发票的金额记录在费用科目的借方，贷方为供应商科目即可。对于消耗品等的非库存物料的采购，也是公司日常采购的重要组成部分，需要系统对这一块有专门的处理。 解决方案 将消耗品、服务等物料在系统中定义成非仓库物料，并在总帐科目确认中，定义非库存物料的采购费用科目与外国采购费用科目。在对此类物料的采购时，执行同样的流程，则正常物料的采购收货将影响库存量和库存价值，而非库存物料的收货则不会影响库存量也不触发库存价值的过帐。如图示： 由于应付帐款发票金额直接计入费用，所以该金额记录在费用科目的借方。贷方记