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时效性文件编码、编号管理规程
类别：文件管理 起草： 日期：
审核： 日期：
批准： 日期：
执行： 日期： 版本 变更原因 批准日期 执行日期 00 换版 1 目的：
确定时效性文件编码、编号的编制方法。
2 适用范围：
编码适用于太太药业质量管理体系内的各类时效性文件，编号适用于时效性文件和记录。
3 文件编写部门：
质量保证部。
4 文件制订依据：
本公司制订。
5 文件内容概述：
确定通知、传真、会议纪要等时效性文件编码、编号的编制方法。
6 具体内容：
6.1 概念：
6.1.1 时效性文件：有时间限制的文件，如通知，传真、会议纪要。
6.1.2 编码：识别时效性文件类别的一组数字和字母的组合。
6.1.3 编号：识别文件或时效性文件、记录等发放的时间、顺序的一组数字。
6.2 编制方法：
6.2.1 时效性文件编码：
TT XX XX
（公司码） （部门编码） （文件类别编码）
6.2.1.1 部门编码参照《文件编码管理规程》的部门编码编写。
6.2.1.2 文件类别码：
序号 编码 类别 1 01 通知 2 02 通告 3 03 传真 4 04 会议纪要 5 05 备忘录 6 06 计划 7 07 / 6.2.2编号：
XX XX XXX
年 月 流水号
6.2.2.1年：用最后两位数字表示。
6.2.2.2月：用当月两位数字表示。
6.2.2.3流水号：从001开始编制。
6.3 格式：质保部2002年3月的第1份通知：
通 知
签发： TTQD01 0203001
6.4 案例：
6.4.1 时效性文件编码：
TTQD03（质保部传真）
6.4.2 编号：
0109008（2001年9月份的第8份）
SMP—DMQD010—00 Page 2 of 2
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