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关于对学校电子档案管理的思考 □王燕飞 【摘　要】 电子档案管理是学校管理工作中不可或缺的一项内容，并且电子档案的管理工作也是当前困扰学校发展的主 要问题。文章结合我国学校管理，分析了当前学校电子档案管理的现状，并对其存在问题提出了相应的解决 措施，旨在促进学校电子档案管理水平的提高。 【关键词】 学校 电子档案 管理对策 近些年以来，随着信息化的迅 响，一些部门直接在计算机上起草文 问题，给归档管理带来很多工作上 猛发展，电子文件正在逐步的取代纸 件，忽视文件的保密问题，造成一些 的不便。 质文件，因为电子文件不仅传输快捷 文件出现被私自增、加删除的现象。 （四）缺乏先进的设备和专业的 而且具有很强的复制功能，因而给传 最终失去文件的严肃性。 人才 统的档案管理带来了全新的挑战。档 （二）归档程序不明确，存储载 电子档案管理需要一批具有专业 案管理工作是一个学校的重要工作， 体不安全 技术的管理人员和先进的档案管理设 同时也是衡量学校教学水平的重要标 由于电子档案管理的时间较短， 备。这些人才不仅要具有过硬的计算 志。因此如何做好学校电子档案的管 一些学校在对电子文件的归档问题上 机基础知识，而且懂得专业的计算机 理工作、适应网络信息普及的环境已 要求不够明确，形成存储分散的现 维护知识在计算机出现问题能够及时 经成为目前学校档案管理工作的重中 象。很多学校无法实现文件的集中脱 采取补救措施将危险降到最低。但是 之重。 机保管，如果存储系统一旦出现问 学校普遍缺乏这些人才，档案管理人 题，电子文件就会丢失。还有一些学 员还是原来纸质管理下的工作人员， 一、学校电子档案管理的现 校只是简单地将电子文件保存在计算 工作方式无法适应电子档案管理工作 状分析 机硬盘上，一旦计算机系统出现问 的需要。 （一）档案管理制度不完善，管 题，将会带来严重损失。 理不规范 （三）归档不鉴定，真伪难辨 二、电子档案管理的利弊 学校是一个复杂的系统，涉及 电子档案在归档时，应该有相应 （一）在现代档案管理中的优势 很多部门，教学日常管理工作比较繁 的人员对电子档案的真伪进行鉴定。 一方面，电子档案管理能够充 杂，不仅涉及教学计划管理、课务管 如果电子档案只是简单地存储到光盘 分的利用计算机的信息处理能力，有 理而且涉及考试管理、成绩管理和学 上这样归档，不仅达不到鉴别真伪 助于工作效率的大大提升。与以往传 籍管理。由于这些日常琐碎工作的影 的目的，还会造成珍贵文件埋没的 统的档案管理工作相比，电子档案管 2013年第7期· 75 交 流 Exchange 理避免了用笔写字、档案抄写方面的 理的文件。由于有着非常大的一次处 期保存。学校的电子档案为了便于 消耗，同时避免了传统档案管理的疏 理量，因而一次失误便会带来巨大的 保管和利用，一般多采用一式两份 漏，运用先进的信息技术便可以实现 影响，再加上绝大多数的文件基本上 的形式进行保存，一套由档案管理 文件资料的统计、分类、收集