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交 流 Exchange 加强电子化会计档案管理工作之我见 □卢世艳 【摘　要】 信息技术的快速发展极大促进了会计职能的转变，传统的会计手工操作正逐步被会计电算化所取代。会计电 算化一方面减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作的效率和质量，另一方面产生了大量的电子会计文 件，这为档案管理工作增加了新的内容，对档案管理的一系列工作程序、管理方法也提出了新的要求。 【关键词】 会计档案管理 特点 基本要求 对策 一、电子化会计档案的特点 询速度快、检索能力强，可以快速传 作，首先要明确电子化会计档案的内 （一）电子化会计档案的存储以 递会计信息。 容。会计电算化后产生了一套新的会 磁性介质为主 （二）电子化会计档案管理工作 计资料档案，主要包括存储在计算机 传统的会计档案包括原始凭证、 依赖于计算机系统 硬盘中的会计数据，以其它磁性介质 记账凭证、日记账、明细账、总账以 电子化会计档案的载体不是传统 或光盘存储的会计数据和计算机打印 及报表等会计核算纸质材料。一个单 的纸张而是磁性介质, 因而具有体积 出来的书面等形式的会计数据，包括 位每个会计期间的会计档案都要按一 小、质量轻等特点。与传统的会计档 记账凭证、会计账簿、会计报表（包 定的要求排列，连同各种附件定期加 案相比，档案保存手段和保管条件发 括报表格式和计算公式）等数据；同 具封面，装订成册，耗费了大量的时 生了很大的变化。传统的会计档案直 时，通用会计软件、定点开发会计软 间和空间，查找十分不便，又易于毁 观性强, 人们可以不借助任何技术手 件、通用与定点开发相结合会计软件 坏。实行会计电算化以后，产生了许 段而直接查看到会计信息，而电子化 的全套文档资料以及会计软件程序， 多依附于计算机磁性介质上的数据与 会计档案必须在特定的计算机硬件与 也应视同会计档案按保管期限要求 文件，电子化会计档案包括电子化会 软件环境下才可重现。同时，会计电 保管。 计凭证、账簿和报表等数据, 相应电 算化后，传统的纸质会计档案还保留 （二）把好电子会计信息资料 算化环境下的计算机系统软件、财务 着，这两种介质档案，其保存手段、 来源关，保证电子化会计档案的真实 软件及其开发文档等内容。实行电算 保管条件都不一样，为管理工作也带 性、完整性、可靠性 化会计，大部分会计档案的物理性质 来难度。 要保证电子化会计档案的真实 发生了变化，由手工会计下纸质的会 性、完整性和可靠性有，必须要把好 计档案变为磁性介质的会计档案。这 二、做好电子化会计档案管 电子会计信息资料来源关。有学者指 些会计档案都存放在软盘或硬盘等设 理工作的基本要求 出“文件生成的来源信息是了解、管 备中，这些设备的存贮密度，是以往 （一）明确电子化会计档案内容 理和利用电子文件的前提”，“电子 任何一种会计档案所不能比拟的，查 要做好电子化会计档案的管理工 时代的来临非但意味着来源原则不需 88 ·2013年第7期 要抛弃，相反其核心地位更加突