档案事业统计年报制度的问题与建议.pdfVIP

文／贾文丽 问题与建议 山东科技大学档素1~oos-2o12年统计报衰 档案统计是各级档案事业管理机构为 案馆，建制为副处级或正处级单位，室、 做统计指标，不按内容分类统讥 难以准确 掌握全国或地区、行业部门的档案工作情 处、科无法概括 目前高校档案机构建设情 反映电子档案数量的实际，难以明了电子 况而制定的制度。每到岁末，各级档案管理 况。其次，档案部门内设机构情况未入统 档案的结构组成和发展趋势。 部门都要下发 档案馆基本隋况年报》(以 计之列。笔者为此调研山东37所高校档案 3．编研成果统计计量单一 下简称统计报表)，要求所属档案馆填报， 部门情况，粗放型占较大比例，设置相对 “编研档案资料”统计子项有二，即 以期准确掌握本年度档案部门及其工作情 健全的高校呈各自为政、不相统一的状况。 “公开出版”和 “内部参考”，计量单位是 况，以便统筹规划，科学管理，更好地推动 总体看，机构设置越完善的高校，档案工 万“字”，显然是针对传统的以书本载体为 档案事业的发展。这是贯彻我国档案工作 作水平越高。如果不加统计，势必影响档案 主的档案编研成果。随着当今信息载体日 统“一领导，分级管理”方针的具体体现。 行政主管部门对高校档案工作情况的准确 益丰富、传播渠道的不断拓宽，多样化的档 事实证明，这种做法成效显著。 把握和科学调控。最后，“兼职档案人员” 案编研成果表现形式不断涌现。编纂符合 但是，随着档案工作的不断发展，统计 的统计相较专职人员过于粗疏，只对人数 时代特点和公众需要的档案文化产品，已 报表 日趋失效成为历史发展的必然。现在 做简单统 实际上，人数只是衡量人员状 成为当前档案编研工作的价值取向。如果 高校统计报表执行的是2006年修订的 全《 况的指标之一，年龄结构、文化程度、技术 不对计量方式加以补充，就会与档案编研 国档案事业统计年报制度 之档基3表，时 职称、职务结构等更具说服力。只有全面掌 成果多样化的现实不符。 隔6年，统计项 目的内涵和外延均有较大拓 握专兼职档案队伍的整体隋况，才能为档 4．电子照片统计混乱 展，统计报表难以反映今日档案工作的真 案工作提供可行性和指导性策略，为加快 照片档案因其特有的客观、形象、生 实情况，制约着档案统计工作价值的实现。 实现档案管理现代化进程提供重要参考。 动等牦 ，日益受到档案部门的重视。传统 统计报表的修订势在必行。 2．电子档案统计分类不清 的照片档案是按冲洗出来的纸质照片计算 “电子档案”分磁带、磁盘和光盘数 的，其数量统计非常简单。而今，随着数码 统计报表中存在的问题 量统计。光盘可存储几乎所有类型的电子 相机的普及和使用，电子照片的数量急速 文件，如文本文件、图形文件、图像文件、音 增长。《照片档案管理规范》是针对传统 1．档案机构与人员统计粗疏 频文件、视频文件等，且技术成熟、制作和 纸质照片管理而言，电子照片并未涉及。但 首先 ，档基3表第一项 “档案机构 保存成本低，是目前高校电子档案载体的 无论从理论上讲还是从实际操作来看，所 (室、处、科)”的统计，就让统计人员无 主要形式，统计指标是载体数量。值得注 有的电子照片都归档保存是不可能的。笔 从下笔。原因是2008年教育部国家档案局 意的是，电子档案的有效数据是指载体中 者单位各立卷部门每年只冲洗或打印其中 第27号令 《高等学校档案管理办法 颁布 所含数据的多少，与传统纸质档案案卷与 的一部分归档，其