浅析信息筛选的原则和方法.pdfVIP

第210312卷年 1第24月期 长沙铁道学院学报 (社会科学版) Dec．2012 Vo】．13 N0．4 浅析信息筛选的原则和方法 谢 艳 ，任贵华 (湖南工程职业技术学院，湖南 长沙 410151) 摘 要 ：通过对信息筛选工作在秘书工作中的重要性分析，阐释 了秘书人员信息筛选工作的原则和方法，使其真正发挥参 谋、助手作用，能够更好地做好信息筛选工作。 关键词 ：信息；筛选 ；秘书 随着信息经济的出现、互联网及全球通讯的飞速发展，信 有的。 息发挥着愈来愈重要 的作用。作为秘书人员，收集、筛选 、整 (二)秘书注重信息筛选，有利于领导和有关职能部门提 理和加工各种有效信息 ，为领导提供全面、准确、及时的信息 高工作效率 服务是其工作的一个重要方面，而筛选信息是秘书为领导提 筛选的过程是一个去粗取精、去伪存真的过程。筛选的 供信息服务的关键环节。 目的是为了让领导或业务部门用最少的时问获得最优的信 一 、 信息及信息筛选的含义 息，以提高领导和有关职能部门提高工作效率。在现代信息 什么是信息?至今仍众说纷纭，解释繁多。有外国学者 爆炸的社会中，业务的信息量必然越来越大，每个办公室收到 认为：“信息是被人们理解了的信号和消息 ，是经人们解释了 的文书类信息都混淆着大量的无用信息，必须经过筛选才能 的数据和消息、情报、资料 、知识等等。”也有学者认为：“信息 提高信息质量和信息使用价值。秘书必须在大量信息中，选 是现实事物 问根据某种 自然规律或人为的约定建立联系的一 择内容新 、事实准、针对性强、有一定价值的信息。列宁曾给 种形式 ，是被表示出来的事物增添了的确定性或者被消除了 伊克叶诺夫写道 ：“你是否可以设法，送一本关于你们机关情 的不确定性。”总之，凡具有实际内容的新消息、新情报、新知 况的简短报告……请写得短些，采用电文体，如果必要的话 ， 识 、新问题 、新经验、新变化，以及能帮助人们消除不确定性的 可以加附件，写长了我根本不看，一定不看。”这对秘书人员筛 东西，都可称之为信息。 选信息以及如何向领导提供信息应该有所启示。 所谓信息筛选 ，是指秘书人员对所收集的文件、简报、资 三、信息筛选的原则 料、刊物进行鉴别和 “提纯”的工作 ，属信息处理过程中不可 (一)求真 缺少的一环，也是节省领导阅文时间、提高工作效率的重要措 信息时代，各类信息的含金量越来越高，信息中往往包含 施，是一项十分重要的直接为领导服务的工作。秘书人员在 着巨大的商机和经济利益，然而不可避免的是，各类信息中也 信息筛选工作中要积极主动，细致慎重 ，一丝不苟，认真把关， 充斥着大量虚假信息，这些虚假信息往往会误导工作 ，甚至使 不能图省事、怕麻烦，不能因怕选不准担责任，而不去进行信 领导做出错误决策、使企业蒙受损失。因此，为了适应信息时 息筛选。 代不确定性的外部环境，企业对真实信息的依赖性越来越强。 二、信息筛选的意义 尤其是随着互联网的普遍应用，博客 、论坛和网上社区如雨后 (一)秘书注重信息筛选，能辅助领导作出科学决策和提 春笋般兴起 ，信息真假难辨的问题也越来越突出，因为在这些 高管理水平 地方发布消息不需要实名，造成了各类小道消息满天飞的现 邓小平同志曾经说过：做管理工作的人没有信息就是鼻 状。对于一