Excel数据自动生成与Word邮件合并功能在档案管理中的应用.pdfVIP

2010年12月 电 脑 学 习 第6期 Excel数据 自动生成与Word邮件合并功能 在档案管理中的应用 纪宏伟 摘 要 ：第一部分介绍了Excel数据自动生成技米。这种数据自动化呈现的方式为快捷壹询和浏览信息捉供了极大的方便．特 别是 电子照片 自动生成．填 补了现有很 多文献 的某些不足 。第：介绍 了Word邮件合并功能 ．可 以在 同一 文档 中一次 性生成数据、照片、文档等。 关键词 ：Excel；Vlookup；Match；Indirect；自动生成：Word邮件合并：一次生成 中图分类号：TtB17 文献标识码：A 文章编号：1002-2422(2010)06--011202 ExcelData AutomaticallyGenerated and theM 觚 MergeFeature in 、VOrd FileM anagement JiHongwei Abstract： ThefirstpartintroducestheautomaticborntechniqueinthedataofExcel，thewaythatthiskindofdataautom— ationpresentisourfastsearchthatshortagethatconveniencewithview theinformationprovidedbiggest，especially theelectronicsphotograph autoisborn，fillingup currentandalotofeuhurnlheritages．Thesecond introducesthe m且ilofWordme~esfunction，Callin8alnetextfileaborndata,photograph。textfdeetc． Keywords： Excel；Vlookup；Match；Indirect；AutomaticGeneration；GenerateOne—time；MailMerge 使用 Excel的数据 自动生成技术可以一 目了然且方便 快捷地查阅所需要的信息，即只要在某个单元格内输入一 查询关键字，其它数据就会立即自动呈现出来，由于这种技 术的实现是借助于 Excel的函数和公式，所以可以尽情在工 作表上设计查阅界面，使之更符合工作实际。另外，在 日常 图 1示范效果 的工作过程中，可能常需要填写并批量打印各种各样的具 有规律格式的资料，如信封、请柬、获奖证书、通知单等。这 功能的前提。数据源包含了数据赖以自动生成的变化信息， 些资料的格式都相同，只是具体的数据有所不同，一份一份 也包括了Word邮件合并中在各个合并文档中各不相同的 编辑打印，即使每份资料只修改个别数据，操作也是十分繁 数据，如毕业证书里的身份证号、姓名、性别等字段。在 “基 琐的，若是这些资料有成百上千份，则工作的强度和工作量 本信息”工作表中 (本文假定输入 50名学生信息)，根据 可想而知。因此为了减少不必要的重复工作，提高工作效 “学生档案”工作表中的界面 (见图 1)，从A列到 O列依 率，可 以使用Word中的邮件合并功能来与 Excel交换数 次建立身份证号、姓名、性别、专业班级、英语、计算机、联系 据，从而轻松实现一次生成、批量打印的 目的。 方式、民族、政治面貌、家庭住址、邮编、宅电、照片、学习经 以学