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豳 文书档案计算机管理探索 ■陈杰泉 摘 要：文章从传统文书档案管理存在的弊端入手，对 整理好的，需要归档的资料还要重新进行一次归档，添加了 比论述文书档案计算机管理的优势，同时提 出推进文书档案 许多重复的工作环节。 计算机管理应注意的问题。 传统文书档案管理存在的弊端表明，要提高文书档案管 关键词：文书档案 计算机 管理 理的效率，必须采用新的管理方式和方法，一方面，应建立专 用的档案库 ，配备专用的档案专柜。另一方面，应开发内部专 随着现代科学技术的不断发展，特别是计算机技术和网 用的计算机文书档案管理系统，利用计算机技术进行文书档 络技术的广泛应用，传统的文书档案管理工作已不能适应新 案管理，以减轻文档管理工作的劳动强度 ，加速查询，建立数 形势的发展需要，文书档案的计算机管理已成为档案管理工 字文档，充分发挥文书档案的作用。 作者 的共识。与传统的文书档案管理模式相 比，文书档案 的 三、计算机技术与文书档案管理相结合的必要性 计算机管理具有高效、通用、标准的特点，在今后很长一段时 文书档案工作发展到今天，已由过去管理单一的文书档 间内，纸质文件与电子文件虽将长期共存，文书档案计算机 案逐步发展为多门类的综合档案，档案载体也从以纸质为主 管理已成档案工作发展的必然趋势。 向多种形式载体发展。随着信息时代的到来，每天所要处理 一 、 传统文书档案管理的特点 的公文数量急剧增加，并且网上公文传递的出现，以及其他 1．文书档案管理 的重点在于收集 、保存资料 ，记载 “历 相关新问题的大量产生，使得传统的档案管理在观念、方法、 史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件 、 体制等方面 已很不适应当今信息化、自动化、数字化的存储 书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体 (主要 利用方式，更不能满足当今人们高速度、高质量 的信息需求。 是纸质或实质)记录下来，并分门别类地存放在档案室中。 由于电子档案信息具有系统性、标；刨生、可操作性和真实性 2．与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工 等诸多优点，用户将从中获得更为完善的服务，因此利用计 作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、 算机技术进行文书档案管理，实现档案信息电子化是文书档 整理、立卷和归档。 案工作发展的必然趋势。 3．文书档案 内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各 四、文书档案计算机管理的优势 方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、 1．有利于减轻劳动强度，提高工作效率 会计档案、特种载体档案等方面，形成档案内容丰富多彩。 传统的文书管理工作有 “三难”：立卷难、管理工作难、查 二、传统文书档案管理存在 的弊端 找文件难。文书档案管理工作实现计算机处理的管理转变 1收集工作难 以做到规范化。在文书档案的收发、拆阅 后，可以把传统的按 “卷”立卷归档改为按 “份”归档 ，通过随 登记、盖印、传阅、复印、归档整理等一系列过程中，因种种因 机管档，可以将过去的集中立卷改为平时随时立卷。这样，变 素，无法实现专人专办，也没一个统一的规范，使收集工作 困 集中工作量为分散的工作量，大大减轻了劳动强度，又方便 难重重 。 了人们对档案信息的查找、检索。