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计量与认证 采用过程图法编写管理体系文件探讨 2011年第4期 采用过程图法编写管理体系文件探讨 苏玉明 (北京中水源禹国环认证中心，北京 100120) 【摘 要】 编写管理体系文件是一项十分艰巨复杂而又重要的工作，许多单位由于其管理体系文件的适宜性、 适度性、易知性和可操作性等问题，影响了其管理体系的符合性和有效性。介绍了根据多年实践经 验总结出的程序文件编写方法——过程图法，实现了以直观、简捷的方式对管理体系的过程加以规 定，更简洁、清晰地应用系统方法、过程方法和PDCA方法 ，更通俗易懂、便于理解和有效实施。 【关键词】 过程图法 ；编写；程序 【DOI编码】10．3969／j．issn．1008—1305．2011．04．001 【中图分类号】 F273 【文献标识码】 B 【文章编号】 1008—1305 (2O11)04—0001—03 1 概述 用甚至成为体系运行 “两张皮”的根源之一。 2 文件编写的基本要求 文件的根本作用是沟通意图、统一行动。编制 和使用管理体系文件有利于将组织 的管理体系、过 不 同于常见 的行政文件、规章制度 、技术标准 程、职责 、程序等固定下来并加以实施和保持 ；有 及规程规范 ，管理体系文件是一种特殊体裁 的文 利于确保相关工作的 目的、要求、职责和方法等更 件 ，是组织的管理体系策划和设计的结果 ，基于其 加清楚明确；有利于各项工作有章可循、有据可 编制 目的和使用需求，管理体系文件至少应具备如 依、稳定有序；有利于不断改进和提高管理的有效 下属性 。 性和工作效率。 ‘ 针对管理体系标准的各项要求，对体系的范 现代系统管理原理和实践证明，管理体系文件 围、结构和内容做 出完整、具体地描述和规定 。 是制约体系有效运行 、取得预期 的管理绩效、满足 符合组织 的发展战略、方针 目标 、企业文化 、 管理体系标准要求和通过认证的关键和核心 ，．也是 行业及专业特点及管理实际，与实际工作有较强的 组织引进和应用现代先进管理理论和方法实施 系 符合性和一致性。． 统、有效管理的基本依据和客观证据 ，其内容和贯 将相关职责和工作方法落实到具体部门和岗 彻实施情况决定了管理体系的适宜性、充分性和有 位，为各项相关工作提供共同遵循的依据和指导， 效性 。 达到共同理解、统一行动，具有较强的易知性和可 为建立和完善文件化的管理体系，许多单位投 操作性。 入大量资源编写或修订管理体系文件 ，但在实践 中 积累组织多年的管理实践经验及教训 ，是 内部 常常发现 ，很多单位的体系文件不 同程度地存在盲 隐性管理规则和措施的外明化形式，体现 自身的管 目照搬标准、空话废话过多、互相抄袭模仿、不切 理重点和控制程度 ，具有独特性和适度性 。 自身实际、误认越多越好、内容晦涩难懂、只为应 为确保组织的可持续发展，应包括持续改进机 付外审、实际使用不多等等现象，造成编写时花费 制的设置，具有制度化的创新性。 很大代价、发布后难以持续执行、认证后逐渐束之 高阁的不 良结果，非但没有发挥其本身 的增值作 作者简介 ：苏玉明 (1961年一)，男 ，高级工程师 。 计量与认证