浅谈院校档案信息化服务.pdfVIP

维普资讯 第17卷第5期 信息管理 2004年10月 浅谈院校档案信息化服务 蒋闽勇 (第二军医大学档案馆 上海 200433) 摘 要 本文围绕档案信息化服务这一新型服务方式，就其含义和开展作了阐述，认为院校开展档案 信息化是时代的需要，院校作为人才的聚集地更应开展好档案信息化服务工作，同时还指出 了在开展过程中面临的问题。 关键词 档案信息 利用服务 目前，在 “十五”全军档案信息网络 服务。这种服务不受时间、地域、气候等因 建设实施办法 的倡导下，军队院校的档案 素的影响，可以最大限度地发挥档案的价值 信息网络建设正蓬勃开展，传统的档案管理 与效益，实现档案信息资源的社会共享。档 模式与服务意识迎来了严峻的挑战。档案信 案信息化服务的出现，是现代科技迅猛发展 息化服务作为一个新时代的产物，以其方便 的结果，也是档案作为一种信息资源开发共 快捷、跨时间、跨地域等特点正逐步取代传 享的结果。 统服务，成为今后院校档案服务的主流。在 二、院校开展档案信息化服务的必要性 此，笔者就院校档案信息化服务提出一点见 1．开展档案信息化服务是时代的需要 解。 计算机的普及与网络的发展，使信息的 一 、 什么是档案信息化服务 传播与获取方式发生了根本性变化。传统的 档案信息化服务，简而言之，就是在网 档案服务方式已不能满足人们对信息的需 络环境下为利用者提供档案信息服务，是指 求，只有开展档案信息化服务，才能紧跟时 利用以计算机技术为主的现代信息处理技 代步伐，不至于被淘汰。军队院校作为担负 术，对档案信息进行一体化的管理和控制， 教学和科研的重要基地，作为人才的聚集 使之融入信息社会，并予以提供利用的服务 地，更需要加强档案信息化服务，提高服务 模式。相比传统的以纸张作为档案载体，“一 质量。 对一”、“面对面”的方式提供利用，档案信 2．开展档案信息化服务有利于提高利用 息化服务完全是一种全新的理念和方式。它 者的主动性与积极性 是在实现案卷级和文件级目录信息数字化 对于一份纸质档案而言，摆在库房里只 的基础上，以网络为依托，运用接收电子文 能让接触的人利用，借阅手续也很繁琐。院 件、扫描档案原件和照片、声像文件等技术 校建立档案信息网站后，利用者在自己的终 手段，将档案全文信息向网络化、数字化信 端上只需提供一个关键词，就可以调阅出授 息转换，为利用者提供准确全面的档案信息 权范围内的档案信息。多个利用者可同时利 收稿日期：2004年2月24日 作者简介：蒋闽勇，男，l974年出生，本科学历，现任档案助理员。 57 维普资讯 信息管理 用同一份档案，并享受全天候服务，等于自 还扩大了档案的影响。另外，院校档案馆还 己身边有了一个现成的档案信息资源库。能 应从网上筛选有针对性的档案信息，经过加 如此方便地利用档案，改变了过去利用者认 工编研，定期对机关提供信息服务，发挥档 为利用档案 “神秘”、“门槛高”的心理，激 案信息的决策参考作用。 发利用者利用档案的热情。另外，运用网络 3．提供档案信息咨询 传递文字图表，改变了档案单一的纸质载 传统的档案咨询是利用者与档案人员 体，对利用者更有吸引力。 面对面的交流，有了档案信息网后，档案人 3．开展档案信息化服务有利于共享档