公文制作与处理要领.pptVIP

壹、前言 贰、公文定义 参、公文要件 肆、公文要求 伍、公文类别 陆、公文结构与作法 柒、公文用语 捌、签与函稿 玖、公文制作要领 拾、结语 壹、前言 有关公文制作之书写格式，行政院业于93年6月29日以院台密字第0930086517函知各单位据为办理，其修正「事务管理手册」文书处理部分规定，并自中华民国94年1月1日起开始使用，依该函文第二项「文书制作应采由左至右之横行格式」规定书写，因公文乃是机关相互间，或个人与机关相互间，为针对特定事件之特定目的所制作，具有特定格式之文书。 贰、公文定义 ◎广义:公文程序条例第一条「称公 文者，谓处理公务之文书。」 ◎狭义:刑法第十条「称公文书者，谓公务员职务上制作之文书。」 参、公文要件 一、公文效力要件，其须具备： （一）实质要件：必须有具体之主张或一定目的，否则易滋对方疑义或置之不理，重视信、达、雅。 （二）形式要件：公文负责人必须有负责之表示， 如其无负责之表示，即为不完备 ，或不发生效力，重视用语、格式、文书管理。 二、公文内涵要件，其须具备： （一）必须是处理公务之文书。 （二）必须有一方是机关。 （三）必须符合一定程序。 （四）必须注重行文系统。 行文系统  一、简 ─ 化繁为简、整齐划一，使公文结构、程序、文字皆趋于简单明了，以求撰拟、 缮印、阅读均可节省时间及精力。 二、浅? ─ 用语通达、不用奇字，以求浅显易懂， 使公文所表达之意思，能为一般社会大 众普遍了解。 三、明? ─ 叙事清晰，不用隐语、夸张、讽刺语句，以求条理分明，澈底摆脱陈旧落伍之程序用语，使公文充分发挥意见沟通，达成处理公务之功能。 四、确? ─ 主旨明确、语气肯定、叙述时间、空间、数字精确，不模棱两可、似是而非，以建立处理公务之责任观念，进而提升有效率化之行政效能。 伍、公文类别 公文程序条例第2条：令、呈、咨、函、公告、其它公文 其它公文如书函、开会通知、公务电话纪录、手令或手谕、签、报告、笺函或便笺、证书或执照等 一、令：公布法律、发布法规命令、解释性规定与裁量 基准之行政规则及人事命令时使用。 二、呈：对总统有所呈请或报告时使用。 三、咨：总统与立法院、监察院公文往复时使用。 四、函：各机关处理公务有下列情形之一时使用： （一）上级机关对所属下级机关有所指示、交 办、批复时。 （二）下级机关对上级机关有所请求或报告时。 （三）同级机关或不相隶属机关间行文时。 （四）民众与机关间之申请或答复时。 五、公告：各机关就主管业务或依据法令规定，向公众或特定之对象宣布周知时使用。其方式得张贴在机关之公布栏、电子公布栏，或利用报刊等大众传播工具广为宣布。如要他机关处理者，得另行检送。 六、其它公文：其它因办理公务需要之文书，例如： （一）书函： 1.于公务未决阶段需要磋商、征询意见或通报时使用。 2.代替以往便函、备忘录、简便行文表，其适用范围较函为广泛，举凡答复简单案情，寄送普通文件、书刊，或为六、其它公文：其它因办理公务需要之文书，例如： （一）书函： 1.于公务未决阶段需要磋商、征询意见或通报时使用。 2.代替以往便函、备忘录、简便行文表，其适用范围较函为广泛，举凡答复简单案情，寄送普通文件、书刊，或为一般联系、查询等事项行文时均可使用，其性质不如函之正式性。 （二）开会通知单：召集会议时使用。 （三）公务电话纪录：凡公务上联系、洽询、通知等可以电话简单正确说明之事项，经通话后，发话人如认有必要，可将通话纪录作成二份 ，并经发话人签章，以一份送达受话人签收，双方附卷，以供查考。 一般联系、查询等事项行文时均可使用，其性质不如函之正式性。 （二）开会通知单：召集会议时使用。 （三）公务电话纪录：凡公务上联系、洽询、通知等可以电话简单正确说明之事项，经通话后，发话人如认有必要，可将通话纪录作成二份 ，并经发话人签章，以一份送达受话人签收，双方附卷，以供查考。 （四）手令或手谕：机关长官对所属有所指示或交办时使用。 （五）签：承办人员就职掌事项，或下级机关首长对上级机关首长有所陈述、请示、请求、 建议时使用。 （六）报告：公务用报告如调查报告、研究报告、评估报告等，或机关所属人员就个人事务 有所陈请时使用。 （七）笺函或便笺：以个人或单位名义于洽商或回复公务时使用。 （八）聘书：聘用人员时使用。 （九）证明书：对人、事、物之证明时使用。 （十）证书或执照：对个人或团体依法令规定取得特定资格时使用。 （十一）契约书：当事人双方意思表示一致，成立契约关系时使用。 （十二）提案：对会议提出报告或讨论事项时使用。 （十三）纪 录：记录会议经过、决议或结论时使用。 （十四）节 略：对上级人员略述事情之大要，亦称纲要。起首用「敬陈者」，末署「职称、姓名」。 （十五）说 帖：详述机关掌理业务办理情形，请相关