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DT06信函管理制度 1 目的 信函管理是文件和资料控制的重要组成部分,本制度确定了信函的接收、发送、传阅及归档的全过程。 2 范围 信函管理有收函及发函两个过程。本制度适用于技术信函和行政信函的管理。 信函按其通信方式可分成如下几类: --所有通过邮递而来的文件, 如: 信件、带有附件的传文 --传真 --内部备忘录 3 职责 3.1 公司总部工程部负责技术信函的接收、发送、传阅及归档等工作； 3.2 办公室负责行政信函的接收、登记、呈批、传递、归档及党政信函发文的登记、分发归档、保管等工作； 3.3 公司各职能部室、中心、专业公司负责其部内部信函的管理； 3.4 项目工地资料室负责技术信函的接收、发送、传阅及归档。 4 程序 4.1 技术信函的管理 4.1.1总部来函处理程序 4.1.1.1工程部接到项目工地传来的技术信函后登记入信函登记账。需传阅或领导批示后办理的函件，由工程部在函件上加盖收文传阅章,呈送公司分管经理批阅。 4.1.1.2 工程部根据经理批示,将函件复印下发至相关部门和人员,办、阅人在信函上签收。 4.1.1.3 相关部门和人员按批示意见办理具体事项。 4.1.1.4 工程部负责将签收后的信函归档,并负责具体事项的督办。 4.1.1.5 对项目工地发到总部对口部门的信函,由对口部门自行登记。部门主任批示后，按排具体人员阅办。 4.1.2 总部发函处理程序 4.1.2.1 需发函的部门起草信函,注明所发往的单位及个人,经部门或公司领导审批签字。 4.1.2.2 信函起草人确定函件编号后，打印核稿后下发（来不及打印可采用手写方式，必须字迹清楚）。 4.1.2.3 对发放到公司总部的信函由发文部门直接发放到相关部门和人员，对发放到项目工地的信函统一发放到项目工地资料室，由项目工地资料室接收登记后发放。 4.1.2.4 对总部职能部室直接发放到项目工地对口部门的信函，由部门自行起草，部门主任审批后编号发放，建立发文登记。 4.1.3 项目工地收函的处理 4.1.3.1 资料室资料员负责将接收的技术信函登入信函登记帐。 4.1.3.2 资料室资料员在函件上加盖收文传阅章,呈送项目经理或项目副经理批阅。注:装箱清单、提货单、发货通知等不盖收文传阅章,直接送项目物资公司。 4.1.3.3 项目经理或项目副经理负责确定主办、参阅人后退回资料室。 4.1.3.4 资料室资料员根据批阅意见将信函复印发至相关部门或人员。 4.1.3.5 办、阅人在信函上签收。 4.1.3.6 资料室资料员负责将签收后的信函归档。 4.1.3.7 项目工地各部门接收的总部对口部门的来函由部门自行建帐,部门领导确定处理意见,交有关人员处理。 4.1.4 项目工地发函的处理 4.1.4.1 需发函的部门起草信函,经部门或项目工地领导审批签字后,由起草人送资料室。 4.1.4.2 资料室资料员负责确定函件编号, 登入信函登记帐, 送打字室打印。 4.1.4.3 资料室资料员将校对无误的函件送签发人签字并按其确定的范围发出，建立发放台帐。 4.1.4.4 资料室资料员负责将签字后的信函原件归档。 4.1.4.5 对需上报公司的信函，工程技术信函发往公司工程部，行政类信函发往公司办公室。 4.1.4.6对项目工地各部门向总部对口部门发出的信函由各部门自行建帐发出。 4.2 行政信函的管理 4.2.1 来函处理程序 4.2.1.1 办公室文书负责所有党政信函的接收。 4.2.1.2 办公室文书负责将来函分类编号登记，附来函处理笺，并呈送办公室主任或秘书拟办。 4.2.1.3 办公室文书负责将拟办好的来函呈送公司分管领导批示。 4.2.1.4 办公室文书负责将领导批示的来函发至承办单位或人员。 4.2.1.5 办、阅人在文件登记薄上签收。 4.2.1.6 办公室文书负责来函的催办、归档。 4.2.2 发函处理程序 4.2.2.1 发函部门起草信函，注明发往单位或个人，由部门负责人签字后，交办公室秘书核稿。然后由发函部门将已核稿文稿报领导审批签字，交办公室文书处。 4.2.2.2 办公室文书负责确定函件的编号、登记、确定份数，送打字室打印。 4.2.2.3 打印出的函件草样由拟稿人核实无误后交打字室印刷。 4.2.2.4 印刷好的函件,由办公室文书负责发至各单位或个人。 4.2.2.5 办公室文书负责将底稿及1份正式件存档。 4.2.3 信函归档 4.2.3.1 办公室文书负责建立党政信函分类档案。 4.2.3.2 办公室文书负责将阅办后的来函和发函立卷归档。 4.3 内部备忘录 4.3.1 需要发备忘录的部门负责起草备忘录(打印或手写皆可)。 4.3.2 部门领导审查并签字，送公司分管经理批准。 4.3.3 需要发备忘录