第3章办公自动化软件.ppt

第3章办公自动化软件 3.1 Microsoft Office 2000概述 3.2 字处理软件Word 2000 3.3 电子表格软件Excel 2000 3.4 文稿演示软件PowerPoint 2000 3.1 Microsoft Office 2000概述 3.1.1 办公自动化简介 3.1.2 Office 2000的组成和功能 3.1.3 Office 2000应用程序的启动与退出 3.1.4 Office 2000的帮助系统 3.1.5 Office 2000应用程序的文件操作 3.1.1.办公自动化简介 办公自动化把计算机技术、通信技术、管理学、系统科学和行为科学等结合在一起，让各种先进办公设备有机地组合起来，用以综合处理各种办公信息，提高办公效率和办公质量。 办公自动化的特点 办公自动化是信息化社会的重要标志之一，办公自动化具有以下特点： 1．办公自动化综合了多门学科，是发展迅速的新型学科。办公自动化涉及的学科广泛，有计算机技术、信电学、管理学、人文学等多门学科。其中，计算机技术是办公自动化的基础，信息的采集、输入、存储、处理和输出都离不开计算机。 2．办公自动化是人机会话的信息系统。办公自动化的主体是人，人要指挥计算机为人服务，要让计算机采集、加工、处理、传送和存储大量的信息，并且还要把信息反馈给人们。因此它必须是一个人机会话的信息系统。 3．办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化处理过程。因为办公室里的资料不仅包含了文字，还包含了大量的图片资料，要真正实现办公自动化，就应该能处理各种不同类型的信息 4．办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。办公自动化加速了信息的流通，提高了决策质量。计算机网络技术的发展，打破了地域的约束，可以进行远距离办公，甚至可以利用手提电脑在旅途中办公。另外，利用计算机高速检索信息也可以大大提高管理效率。办公自动化包括数据处理、管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）等方面的内容。 办公自动化系统的硬件设备 1．计算机。计算机是办公自动化系统的主要设备，目前主要采用具有较大的存储容量和较高的运行速度的微型计算机。 2．计算机网络。用计算机网络构成的办公自动化系统，可实现相互通信和资源共享。电子邮件的应用也已经十分广泛。可以利用电子邮件来传送各类信息，如发通知等。 3．各种专用设备。办公自动化使用的设备还有打印机、显示器、绘图仪、传真机、电传机、电话、扫描仪、文字识别器、语音识别器、语音发生器、光笔和数码相机等。 办公自动化实现的功能及业务 1．文字处理。文字处理是办公自动化中最重要的工作，文字处理的主要功能是编辑、排版、打印，利用计算机产生的电子文档可使文字重用、共享。办公自动化中的文字处理应包含文稿的撰写、编辑、整理、储存、打印及利用通信线路传送等。 随着微型计算机技术的发展和汉字输入法的发明，利用计算机进行文字处理在我国得到了迅速普及。从最初流行的字处理软件WordStar，到华光排版系统及WPS文字处理系统，但由于Windows系统出现后，微软公司Microsoft Word的图形化界面，首先赢得了用户。因此Microsoft Word成了用户常用的文字处理软件，并且功能也不断增强，目前的Microsoft Word 2000中文版是Microsoft Office 2000的一个组件，是目前优秀的文字处理系统之一。 2．数字、表格处理。数字处理是办公自动化的另一项重要内容。数字、表格处理工作量大，一般往往采用表格处理软件，以提高制表效率。常见的表格处理软件主要有Lotus1-2-3、Excel及CCED等。 3．语音处理。语音处理用于办公自动化中的人机交互活动，可以提高办公效率。 4．图形图像处理。办公信息中往往包含着各种图像、照片、数据统计图、结构图等，办公自动化系统应该有专门软件处理各种图形、图像。常见的图形图像输入设备有键盘、鼠标、数字化仪、光笔、扫描仪、摄像机和数码相机等；常见的图形图像输出设备有图形显示器、打印机和绘图仪等。 5．电子邮件。电子邮件是计算机网络上的一种通信手段，得到了广泛的应用。它通过电子技术在网上传送声音、图像、数字、文字或其他混合信息，已经成为地区间、国际上不可缺少的通信工具。 6．电子会议。电子会议是指位于不同地区的人可以通过计算机网络举行会议，包括行政会议、记者招待会、远程教学等。 7．