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档案管理 档案是指公司内各级部门 及员工从事业务、经营、 企业管理、公关宣传等形 成的各种文字、图表、账 册、凭证、报表、技术资 料、电脑盘片、声像、胶 卷、证件等的历史记录. 档案是企业宝贵的财富, 是 反映和衡量企业整体水平 的重要标志. 档案工作应纳入企业总体 发展规划和年度计划. 档案管理 1.整理方法 以内容特征为主,细分成 小卷一事一卷. 2.整理步骤 收集:文书档案 技术档案. 整理:依分类,成立时间整理. 分类:依分类方法分类. 建档:依价值确定永久、长 期、短期保管期限. 3.过程管理 属于公司保管的档案： 公司及各部门的承办人员 应做好文件的建档工作. 在案件结束后将文件整理 成册交管理单位保管,不得 据为己有. 属部门保管的档案： 在每月十日前造册上报管 理单位,各部门保管者在每 年的一月十日前将档案总 目录、建档资料的目录交 管理单位备查. 公文签收 凡外来公文件均由管理部 门收发员统一签收登记. 签收时应注意检查封口和 邮戳,对密件开口和国外信 函被撕,应查明原因,必要时 得拒绝签收.　　 公文编号保管 上级来文拆封后应及时分 类编号登记,附上文件处理 传阅单发送相关人员处理, 在处理期限内追踪、归档 管理. 由外出人员开会带回的 文件及资料应及时分别 送交管理部门进行登记 编号保管,不得个人保存. 公文批阅 凡正式文件均需根据文件 内容和性质分送承办部门 办理,重要文件应呈领导亲 自批阅. 　. 公文批阅分转 为避免文件积压误事,一般 应在当天阅签完.紧急文件 要即到即办. 一般函件单据如涉及二个 单位以上者应转会办理. 文件传阅 传阅文件应严守传阅范围 和保密规定,不得将密级文 件带离公司及转阅,对未确 定的文件不得外泄. 文件催办 文件阅毕应签名以示负责, 如有领导批示拟办意见,管 理人员应要求有关部门按 文件所提要求和领导批示, 依期限办理相关事宜.　　 不得任意取走传阅文件及 附件,如确系工作需要,要 办理借阅手续,以防止丢失 泄密.管理部门对文件负有 催办检查督促的责任. 管理部门接到文件函电应 立即指定专人办理,原件应 及时归档不得将文件积压 或分散.　　 发 文　 各部门需要上报下发的 正式文件,应统一由管理 部门编号,发文列管.　　 . 对公司影响较大且涉及 两个部门以上分管范围 的文件,须由总经理批发, 其余文件均由分管副总 批发. 发文的范围： 1.公布公司制度规章. 2.转发上级文件. 3.公布人事任免,奖惩事项. 4.公布经营管理,福利事项. 5.其他有关重大事项. 发文程序 各单位发文应提交管理部 门登记编号. 拟稿必须条理清楚,文字简 明,标点正确,交付打字. 文稿拟就後拟搞人应填附 发文稿首页,详细写明文件 主题、发送范围、拟稿单 位与拟稿人签名、标定日 期和密级,经部门主管初核, 再呈总经理核准.　　 需经会签的文稿,应在交付 打印前送会签部门会签.　 经批准文稿管理部门应统 一编号後送打印,打印文件 应由拟稿人校对并在发文 稿签名,然後用印发送.　　 文件借阅 各部门因工作需要借阅文 件,需经部门主管签借,密 级文件须经总经理同意方 可借阅. 借阅文件应严格履行借阅 登记手续,不准在文件上 勾划,按时归还. 如有文件丢失,应及时查 明原因和责任者,并如实 呈报. 文件归档　　 政府机关来文,生产经营的 各项计划统计,季年度报表 人事资料,会议记录厂协议, 客诉案件处理记录,公司行 事记要等资料,管理部门应 分类存放,专人管理. 文件销毁 超过保存时限和无保存价 值的文件,应定期清理造册, 按规定申请办理销毁手续, 经核准销毁的文件,应在指 定地点、指派专人监视销 毁. 备份管理 公司所有有价文件、报表、 业务记录等必须备份. 各部门应采用电脑处理和保 存的管理. 处罚条例 毁损丢失或销毁档案. 2. 向外界提供企业档案. 3. 涂改伪造档案. 4. 未及时归档或管理不善 的档案管理者. 5. 未办借阅外带,越级查阅 者,档案管理者同罚. *