ERP銷售收款循環之內部控制分析及其風險評估.ppt

* * 與銷售收其循環有關的事後差異分析： 事後差異分析-資料間差異比較： * * * 事後差異分析-管理性及績效統計報表： * * 潛在風險 控制程序 在鼎新Wordflow ERP 下的控制程序 1.未將客戶訂單內容完整且精確地登錄 由第一線業務人員直接登錄客戶訂單資料(而非轉給資料處理人員)；資料輸入編輯控制(edit checks)* 在系統內有基本必填欄位，則會有顏色做為區隔。EX.藍綠色、黃色等。 2.訂單來自業務人員捏造的客戶 客戶主檔資料由信用部門徵信後建立，只能銷貨給已建檔的客戶 若[客戶建立資料]內無鍵入核可該客戶資料者無法會出現警訊。 3.銷貨給信用堪虞的客戶 賒銷應由信用部門核准(而非業務部門)；應對客戶帳款餘額作正確記錄 若[客戶建立資料/交易資料(一)] 可以設定信用額度管制，系統內區分為三種：Y-依公司信用額動管制。N-信用額動不管控。Y-依客戶資料管制。並可設定信用額度金額等。 4.客戶訂單的合法性有疑慮 書面文件應有客戶的簽章；電子文件應有數位簽章及憑證 初步判斷是由業務人員所負責，公司內部可由訂單確認核可者，依訂單總金額區分確認層級。 5.存貨不足、存貨持有成本、跌價損失、盤損 存貨控制系統；銷售預測；定期盤點 此可以在[庫存管理系統]內做設定，盤點也可以不定期或是分批進行盤點，並進行調整；每月可以算品號當月份的月加權平均單價。 編輯控制(edit checks)包含以下各種方式：檢查碼(check digit，例如身份證字號最後一碼)、完整性檢查(例如：有* 的欄位都必須輸入資料)、欄位預設值(可覆寫或不能覆寫)、欄位值型態檢查(文字、數字、文數字、日期)、欄位值範圍檢查、與儲存值核對(例如：帳號、密碼)..等。 * 潛在風險 控制程序 在鼎新Wordflow ERP 下的控制程序 1.出貨錯誤：項目錯誤、數量錯誤、送貨地址錯誤 出貨前應核對銷貨單與已完成揀貨單之編號、品名、數量；送貨地址直接由客戶主檔取得並列印 系統內從客戶訂單、銷貨單，都可以複製前至單據，避免人員出錯與銷貨追蹤(新版甚至可以做到批號的管理)；(報表)撿貨單列印以利現場人員撿貨。 2.出貨時程延宕 授權出貨部門檢查open order狀態，並追蹤早已接單卻未出貨的銷售單 可由“預計出貨明細表”掌控出貨進度。也是產銷會議上的重要文件，由業務看目前出貨的狀況跟生管討論，那些需要先生產，那些可以慢一點，如果產能真的不足接單時需要特別注意談妥出貨日期、已接單部分則需由業務與客戶作協調。 3.存貨遭竊 人員進出倉儲應嚴格管制，存貨在內部移轉應有文件紀錄，定期盤點存貨並追蹤誤差原因 存貨在內部移轉應有紀錄，定期盤點存貨並追蹤誤差原因。 * 潛在風險 控制程序 在鼎新Wordflow ERP 下的控制程序 1.已出貨卻未開帳單寄交客戶 出貨與開單職能應劃分；出貨文件副本與帳單副本應交互核對 可利用自動結帳作業避免遺漏;銷貨單明細表、客戶銷貨明細表則可以看出每張銷貨單是否已完成結帳。 2.帳單內容錯誤 資料輸入編輯控制；標準資料自動填滿設計；自動開單程式 可利用結帳自動結帳，此需有來源單據(銷貨/銷退單);因此不會有帳單出錯的問題。 另外，手動結帳部分也可選定來源單別避免出錯。 3.應收帳款過帳錯誤 調節應收帳款總帳與明細帳；定期郵寄對帳單與客戶核對 可利用應收帳款查帳單：將某段期間對客戶之應收帳款明細，並加上期初應收帳款金額列印成表，以供財務核對客戶應收帳款使用。 * 潛在風險 控制程序 在鼎新Wordflow ERP 下的控制程序 1.現金遭竊 管帳不管錢(職能分工)；庫存現金餘額設限；當日收帳一律繳存銀行；使用收銀機紀錄小額收支；大額收付款委由銀行轉帳、匯款或代理；定期編製銀行對帳單調節表 管帳不管錢(職能分工)在系統內可利用 零用金明細帳：使用者可以依需求將某段期間內各類零用金異動明細序時列印成帳冊，含期初、當期異動及期末餘額，以便財會人員跟催及控管零用金流向，以供核對或備查使用。 * * 指導老師：何威德 學生：曾莉婷(M99A0101) 陳玫芳(M99A0103) 陳宜潔(M99A0207) 陳雁人(M99A0211) * 1/9 * 2/9 * 3/9 * 4/9 * 5/9 * 6/9 * 7/9 * 8/9 * 9/9 ERP系統常用的控制模型簡介 以下我們簡單的將ERP系統常用的控制模型列舉7種類型，並針對每一種類型的控制方法進行簡單的說明。 類型一：授權控制-新增、修改、刪除、確認、輸出 類型二：參數設定-事前有效杜絕風險或控制風險發生的途徑 類型三：程序管制-利用程序來控制監督風險 類型四：資料控管-資料Input/資料切割/資料增修、刪除/Output/資料庫管理 類型五：即時警示訊息提醒-資料監控或預期