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某某股份公司档案管理制度全套汇编二O一六年七月一日档案管理制度汇编档案管理制度2文件管理制度6档案归档制度15文书材料归档制度17声像材料归档制度22会计文件材料归档制度25电子文件归档制度27档案保密制度32档案查阅利用制度33档案鉴定、销毁制度34重大活动档案登记制度35 档案管理制度第一章 总 则第一条 为提高档案管理水平，充分发挥档案管理在各项工作中的指导作用，制定本制度。第二章 适用范围第二条 本制度适用于公司全体员工。第三章 职 责第三条 积极宣传并遵守国家和集团公司关于档案管理的法规、制度、规定。第四条 维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守机密。第五条 档案管理人员应热爱本职工作，全面了解和掌握档案室情况,热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。第六条 档案保管应科学分类、排列、编号，要排列整齐，与存放索引相一致。 第七条 定期检查和核对档案内容、数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。 第四章 工作规范第八条 档案室管理规范一、认真贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实加强档案室的各项安全措施。 二、档案室为公司机密重地，非档案管理人员未经领导准许不得擅自进入档案室。 三、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。四、档案出入库要及时登记，借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。五、定期对档案室的案卷及保管条件进行检查,切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。六、做好档案室温湿度的监控与登记工作。第九条 保密工作规范一、严格遵守和档案保密工作有关法规和制度。二、查阅时须严格履行审批和登记手续，注明查阅目的和内容。三、强化保密意识，严格控制阅档范围，严禁擅自翻阅、抄录及复印秘密文件资料。因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。四、发现丢失泄密情况后，立即向有关领导报告，并积极配合有关部门查处。五、档案管理人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。 第十条 档案利用规范一、查阅公司一般档案材料,由行政部负责人签字批准,涉密档案，须经行政部负责人同意后报公司主要负责人签字批准。 二、严格履行借阅手续，并将利用结果及时向档案管理员反馈。 三、查阅利用档案，必须在档案室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制。特殊情况需摘录或复制档案材料需经领导签批，摘抄时必须保持档案内容的准确性，不准任意篡改。 四、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。五、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，须经行政部负责人批准报公司主要负责人审批后，办理外借手续（限5天内归还）,若续借，需办续借手续。六、要爱护档案，确保档案的完整与安全，不准折叠、勾划、涂改、抽撕、拆卷，不准在阅卷时吸烟、喝水。第十一条 档案鉴定销毁规范 一、根据档案保管期限规定，及时对保管期满的档案进行鉴定、销毁。 二、鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法，严禁只看案卷标题的间接鉴定方法。 三、经鉴定，对已经失去保存价值，需要销毁的档案要编造销毁清册，经公司主要负责人审批，方可销毁。 四、销毁档案时，必须有两人以上监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。 五、严格遵照保密工作守则。对于大量销毁的档案，要送造纸厂当场化为纸浆，严防泄密。六、不归档的重份文件及内部材料，须交由行政部集中销毁。第五章 附 则第十二条 本规定未尽事宜或其他特殊情况，由总经理办公会另行决定。第十三条 本规定由行政部制定并负责解释。第十四条 本规定自发布之日起实施。文件管理制度第一章 总 则第一条 为提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，制定本制度。第二章 适用范围第二条 本制度适用于公司外部机构的来函、来电和来文；本公司上报下发的各种文件、资料。第三章 职 责第三条 行政部负责公司各类文件的归口管理、签收和保管，阅批和分转、传阅和催办、发放、借阅和归档。其他各部门对部门文件进行相应处理。第四章 工作程序第四条 文件的签收。任何送到公司的公启文件（除公司领导亲启之外）均由文秘宣传主管签收，再交由行政部经理拆封。在签收和拆封时，文秘宣传主管和行政部经理要注意检查封口和邮戳。对函件开口和邮票撕毁应查明原因。第五条 文件保管。行政部经理对来文拆封后，应及时附上《公司文件处理单》，或扫描后通过OA办公平台，分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，在公司领导启封后，应交行政部办理正常手续。第六条 文件的阅批和分转（一）公司收文运转充分依托 集