如何做个有效率生活家.ppt

個人時間管理 如何做個有效率的生活家 適合對象 非常忙 瑣事一大推 可是又好像什麼重要的工作都沒做 想改變卻又不知如何改變 相同的時間產生不同的效果 設定目標(老生長談) 有些人工作很長，卻又一事無成 有些人工作很短，卻相當有成就 差別在於目標設定而已，要有正確的目標 目標的總類 依時間有 短期目標(半年內的目標) 中期目標 人生目標(五年以上的長遠目標) 目標金字塔 依對象區分 健康目標 家庭目標 工作目標 財務目標 人際關係目標 學習成長目標 娛樂目標 公益目標 目標設定 目標必須正確 寫下目標 不時思考，檢討目標 尋求良師益友建議 要訂下目標完成的期限或時間 每ㄧ個人皆知道，可是感受都不ㄧ樣 時間管理的目的 將時間投入與目標相關的工作上 就是時間管理的目的。 有效管理時間的方法 目標建立與設定優先順序 讓你投注心力在重要工作上 增進工作效能 為組織增加更多價值 更有效的運用個人時間 不保證可以空出很多時間 正確的行事優先順序 陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理 不合理的時間配置 明智的時間配置 陷阱二: 拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 思維習慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般 陷阱三: 事必親躬 韓非子.八經 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高 陷阱四: 有求必應 會花太多時間, 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕. Conclusions: 時間管理架構 如何提高工作效率 如何提高工作效率 1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好 1.工作時段分配法則 2.每週工作性質分配法則 如何管理你的EMail 葛洛夫: 你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它. 先問自己以下這幾個問題 1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看小品? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信? 如何提高 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 養成習慣, 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外, 集中時段回信 看Email 的時段分配 Email資料夾的分類 公務 老板的重要信 專案 私人 有空再看 如何展開你的計劃 一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底 良好的時間管理來自於計劃 花時間在計劃上才是最節省時間的作法 80/20 法則 執行能力的強化 時間管理的利器: to-do List 執行的技巧 靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經被解體 由計劃階段時即被簡單勾勒出來 做對的事情, 並不會耗費太大的力氣. 反而做不對的事情, 才需花時間東補西補. Buffer 緩衝區 並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們 需要知道資訊 區分序列與並列任務 排定任務 重新協議完成最後日期 訂出預留的時間 管理大師Peter Drucker建議執行者要好好運用可以自由支配的時間，所謂「可以自由支配的時間」就是個人可以掌控的時間（約佔25%）。 您可在「可運用的時段」中挪出或設定一些時間，以便處理一些零散的重要事項。 報告完畢 1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待 1.怡情養性 2.輕鬆一下 1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻 1.決勝於廟堂 之上 2.灌能 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 P A D C 不 好 好 耗用時間 耗用時間 80% 時間 20% 時