Outlook 设置分类文件夹.docVIP

日常工作中，在收到不同的联系人发来的邮件时，您是否希望让他们自动存入相应的文件夹以方便查看？您是否希望将相同主题或内容的邮件归入到同一个文件夹下备查阅？如果答案是有，那么请打开Outlook2007，跟随以下步骤进行操作吧。 如上图，收件箱中有许多Aaron发来的邮件，而为了方便查阅，我们希望在今后Aaron发来邮件时，能够由Outlook自动将邮件存入到收件箱中叫做Aaron的文件夹中，该如何实现呢？Outlook给用户提供的规则功能让我们轻松搞定。 首先，将鼠标放在任意一封由Aaron发来的邮件上，右击，选择“创建规则”，来创建一个接受邮件的规则。如下图： 在弹出的对话框中，我们来进行规则的设置，如下图： 在“来自Aaron”前的复选框选中，则表示我们对来自Aaron的文件夹进行规则设置。而如果选中“主题包含”，则可对相关主题进行规则设置，与前者类似，本文暂不做介绍。 在“执行下列操作”中，可以对来自Aaron的邮件进行相关的操作设置： 选中“在新邮件通知窗口中显示”，则当Aaron发来邮件是会在新邮件通知窗口中显示相关内容； 选中“播放所选择的声音”，则可对Aaron发来的邮件进行个性化的提示音设定； 而最关键的，就是要选中“将该项目移至文件夹”这一项了，选中后，会弹出一个“规则和通知”的对话框，让我们选择文件夹，如下图“ 点击窗口右边的“新建”按钮，在收件箱下新建一个叫做Aaron的文件夹，如下图： 在“选中放置文件夹的位置”中选择一个你需要存放Aaron的邮件的位置，可以是收件箱，可以是其他文件夹，当然如果选中“个人文件夹”，那么就会建立一个和收件箱同一级别的文件夹来保存Aaron的邮件。然后点击确定，返回到“创建规则”对话框，如下图： 此时，如果点击“高级选项”按钮，我们还可以对所创建的规则进行进一步的设置，Outlook2007为我们提供的规则几乎可以满足我们日常办公的所有需求，如下图： 高级选项中规则的具体使用，与移至文件夹的规则设定类似，本文不做一一介绍，大家可以根据具体的工作需要来进行设定。 点击确定，退出“创建规则”对话框，如下图，会出现一个提示创建成功的对话框，记得选中“对当前文件夹中的现有邮件立即运用此规则”。 怎么样，是不是发现Aaron的邮件已经移至自己专门的文件夹下面了？发一封邮件试试吧，再收到Aaron的邮件时，不必再手动进行移至文件夹的操作，邮件便会自动的存入相应的文件夹下了。如下图： 其他规则的设置与此类似，大家在今后的工作中根据具体的需要可以进行具体的设置，本文就不再一一介绍了。（END） 巧妙设置Outlook提高工作效率的几个方法  Outlook是办公人士不可或缺的一款办公应用软件之一。然而,在通常的使用中,我们却没有发挥它的最大性能。那么,我们该如何发挥这款办公应用软件的最大潜力,从而达到提高我们的办公效率的目的呢？其实只需要做如下几个简单的设置：           一,开机启动邮箱,自动收发邮件         1：将Outlook添加进自启动项。         和Microsoft office2007 其他组件一样,Outlook并没有提供开机自启动选项。要想自启动,需要手工添加。进入Outlook的安装目录(默认为:x:\Program Files\Microsoft Office\Office12,X为程序所在的盘符),将它的快捷方式添加到自启动文件夹中(默认为：C:\Documents and Settings\Administrator\[开始]菜单\程序\启动,其中C为系统分区盘符)即可。         2：让程序启动后自动 收发邮件 。         在Outlook的主界面中,单击菜单“工具/选项”,切换到“邮件设置”标签,在“发送/接收”栏下,勾选“联机情况下,立即发送”项。然后单击“发送/接收”按钮,打开“发送/接收组”对话框,勾选“安排自动发送/接受的时间问隔为”项,并根据情况将收信间隔设置为适当值,单击“确定”按钮。以后Outlook启动后,孰会在连网的情况下,自动发送“发件箱”中的邮件,并将邮件服务器中的邮件接收到本地,完全不需人工干预。         二,规则设置,邮件管理更轻松         收件箱中的邮件多了,不方便管理和阅读。比如笔者常和编辑打交道,习惯把来信都归于“OfficeBa”文件夹下。有时候编辑会发送一些主题为“关于xx文章的修改意见”之类的文章,这些邮件相对就比较重要,需及时处理。如何解决这个问题呢,其实通过规则设置就可以搞定。         1：新建文件夹。         在Outlook右侧,右击“所有邮件项目”下的“个人文件夹”,在右键菜单中,选择“新建文件夹”,打开相应的对话框。在“名称”栏中输入“Offi