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商务写作的形式 HYPERLINK / / [ HYPERLINK /yyswxh/zwxh809250058.htm \l # 加入收藏] １．商务写作的两种形式 商务写作的内容大体上可以分成中式商务写作以及西式商务写作。在很多国有企业或者政府机关里，常用的是中式商务写作，在很多外企公司，常用的是西式商务写作。 ２．两种形式的区别 中式商务写作和西式商务写作的主要区别是： ·格式不同。东方语言和西方语言在格式上有显著的不同。 ·语言习惯不同。如：信件的结尾，中式的一般采用“此致敬礼”，或者“请领导批复为盼”等礼貌用语，在西式信件的结尾经常写“你忠实的某某”等。 ３．商务写作要表达的信息 商务写作要表达的信息即商务写作的目标，大致分为四类： （１）通知型的写作包括通知、通告、通报，还包括日程安排、会议安排、课程时间安排等。 （２）说服型的写作包括项目提案、申请、广告宣传册等，比如：购买一套光华管理培训课程的光盘，需要先写一个购买申请，说明购买原因以及重要性和必要性。给产品写广告宣传册，说服客户购买产品等等，都属于说服性写作。 （３）指导型的写作包括用户手册、操作指南、业务流程等。 事务书信的格式和写作要求 HYPERLINK / / [ HYPERLINK /yyswxh/zwxh809250059.htm \l # 加入收藏] 　　事务书信是指涉及各种事务问题，联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格，要特别慎重对待。 　　1.事务书信的格式 　　事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外，有的事务书信还有下列项目：投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。 　　2.事务书信的写作要求 　　信头： 　　信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。 　　如临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。 　　日期： 　　事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。有两种写法：英式为19（th）April，1995；美式April?19，1995。英式写法日在先，月在后，而美式则相反。如全部使用数字表示日期，容易引起误解，应避免使用。 　　收信人名称及地址： 　　信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处。 　　收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出于礼貌和准确性，切勿擅自更改。 　　敬语的用法及略写也有一定习惯。比如，Mr. 　　（Mister）冠于男子姓氏前。Messrs.（Messiears）是英语?Mr.的复数，相当于Gentlemen，不含人名而冠以定冠词the的公司名称，均不用Messrs.在英国，如公司行号含人名时，多用Messrs.。例如：Messrs.?Lake?Kane＆?Co.，Ltd；Mrs.为已婚女子，则在后面写其夫姓，Mrs.?Judd；Miss为未婚女子，其复数为Misses；Dr.（Doctor）冠于博士姓名前；Rev（Reverend）用于神职人员姓名前，可加定冠词the。另外还有市长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用Hon.，总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof. 　　信内地址写法，英美格式差别较大。美式写法：门牌号前没有No.字样，后面也没有逗点。而英式写法则相反。如： 　　Mr.?Clark?Cooper 　　No.8，Queen?Victoria?Street 　　London，E.C.2 　　England 　　注：E.C.2指伦敦东区2。 　　称谓： 　　事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼：Sirs。公司行号等商业书信多用Dear?sirs，英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用Gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，Gentleman和Dear?Gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数Sir，而要在Sir前面加上Dear，即Dear?Sir。也可写上姓，如“Dear?Sir?Lewes：”。 正文： 　　正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，顶端书写（不像中文信要空两格）；段