办公设备的管理、维护及办公用品管理暂行规定.docVIP

办公设备的管理、维护及办公用品管理暂行规定.doc

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办公设备的管理、维护及办公用品管理暂行规定 一、办公设备作为公司财产,任何人无权损毁或因私使用。各部门定期对所属办公设备进行清洁、检查和保养。当设备发生故障时,应及时请专业人员维修处理,并做好维护记录,不得擅自拆装。 二、办公设备包括:电脑、网络、外部设备、传真机、电话机、复印机、碎纸机等。 三、公司办公设备皆专人专管,部门设备中没有明确专管人的,实行部门经理负责制。 四、工作人员一旦发现设备出现故障,应立即停止操作,报本部负责人的同时,填写设备维修申请单(详见附表),并注明故障原因及维修要求,上报综合管理部。 五、若申请人不按规定申请并办理有关手续的,综合管理部管理维护人员有权拒绝受理,并且由此产生的严重后果由专管人负责。 六、维修管理人员收到维修申请单后没,将根据申请维修的先后以及轻重缓急安排有关专业人员进行维修。 七、专业维修人员应在规定期限内完成维修工作,并将维修内容在维修单上作详细记录。 八、维修后若设备正常运行,则由专职操作员或部门经理在验收栏签字验收认可。 九、综合管理部维修管理人员将已验收的维修申请单交综合管理部存档,以作绩效考核之凭据。 十、所有设备采购必须遵循公司有关采购程序进行,详见公司办公用品管理规定及。 十一、所有设备采购后必须按规定办理有关入库手续,在综合管理部备案,并由综合管理部建立明细档案,发票经报账后留财务部门存档,供应商提供的三包卡、使用说明书友综合管理部负责保存、备档。 十二、维修管理人员必须建立新旧设备(以电脑为重点)的内部明细档案必须作相应的变更手续。 十三、公司所有的办公设备有维修管理人员统一编号并实行统一管理,并对每台电脑的起始作详细维修记录。 十四、重点办公设备管理细则 (一)打印机管理细则 1、各部门资料原则上由综合管理部派专人打印。为 方便工作,少量文件打印和修改由各部门自己完成。 2、文件打印要求: ①打印的公文要求自己清晰,段落分明,标点符号正确,打印份数明确,并如实说明所打的文件轻重缓急。 ②综合管理部收到打印文件后,按先急后缓及送交次序打印。 ③打字员发现原稿有差错或疑问时,应向核稿人或拟稿人提出,不得自行更改。 ④打印的文件一律留有原稿,原稿由文件发出部门保存。 ⑤打字员要严格遵守公司保密制度。 (二)复印管理细则 1、复印由综合管理部专人负责,除特殊情形外其余人不得擅自操作。 2、复印机为办公用品,不得复印私人资料。 3、复印文件应尽量节省纸张,若有多印,立即销毁。 3、复印机的日常清洁、维修、保养及消耗材料的申购和更换均由综合管理部工作人员提出申请,综合管理部负责人负责检查、监督、落实。 (三)长途电话管理细则 1、长途电话系公司为工作需要所设,禁止接打与工作无关的电话,拨打长话须填写长途电话记录。 2、长途电话内容多时,须提前备好通话纲要,以提高通话效率;通话时必须使用文明用语。 (四)扫描机传真机管理细则 1、传真的手法由综合管理部专人管理,其余人员不得擅自使用。 2、员工发送传真,必须由部门经理签字审批后方能进行,不得自行发送。 3、专管人要做好每日传真收发记录,记录内容包括传真文件名、来源地点、传真号码、收件部门、收件人、传真页数等,其余期间传真机必须处于接收状态。 4、综合管理部设立传真专用文件架,用于传真资料的收发及分类,其中包括以下项目:发件栏、急件栏、各部门收件栏、另类栏。 5、发出传真必须由发件人注明收件人姓名、收件单位、收件传真号码、发件人及部门,若是急件仍需在右上角空白处注明“急件”字样,专管人在传真发出后须于原件右上角注明“已发”字样及日期,并作记录。 6、收到传真由专管人按部门分类,并于收件右上角空白处注明“收到”字样及日期,并作记录,专管人每日上下午各一次不定期派发到收件人或收件部门,收件人及部门未明的传真件归入另类。 7、所有传真内容必须与公司业务相关,否则专管人员有权拒绝收发。 8、专管人定期对传真机进行清洁及维护,并负责传真纸的领用。每天下班前需检查传真纸的剩余数量。 9、专管人必须做到对公司所收发文件涉及的商业机密不介入、不传播;任何人未经许可不得随意翻动或取走传真件。 10、专管人必须每月将传真纸使用情况及传真收、发记录上报综合管理负责人,作为工作业绩考核的一部分。 十五、办公用品管理细则 为加强公司办公用品的管理,本着节约实用的原则,特制定本制度。 (一)办公用品的购置 1、办公用品的购置(包括办公家具、办公设备、办公用品、耗材等)统一由综合管理部负责,除急用外,办公用品每月申购一次,领用部门填写办公用品申请表(详见附表),由综合管理部制定采购计划,派专人采购,注意网购方式。 2、办公用品购置费用在200元以下的,由综合管理部负责人审批;200元以上的,报总经理审批。 3、各部门申请办公用品时必须考虑是否急需、可否

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