使用微机实现人事档案现代化管理.pdfVIP

使 用 微 机 实 现 人 事 档 案 现 代 化 管 理 中国人民大学档案学院 谢 明 随着我国社会主义各项建设事业的不断发 有可能做到的，就是实现人事档案的微机管理 展，对各行各业的人事管理工作 ，提出了更高的 微型计算机与小型、中型和大型计算机相 标准和要求。在新的形势下，人事档案工作面临 比，虽然在信息存贮、运算速度、文字处理系统， 着严峻的挑战。首先是档案数量急剧增长 。学 比较和逻辑判断能力等方面有一定的差距 ，但 生、工人、干部的队伍 日益壮大，新老人员的不 对一般规模的单位来讲．如果用于检索的机读 断交替，必然使档案数量有所增加 。其次是档案 目录系统有几千卷的规模 ，微型计算机足以胜 内容不断更新 改革使人事档案的侧重点发生 任，它完全可以满足人事档案管理的一般要求 。 了转移，因而新的材料源源不断进入人事档案 微型计算机在人事档案管理工作 中的具体用途 第三是利用范围 日益扩大。利用人事档案的人 主要表现在以下几个方面 ： 越来越多，对信息的需求更加系统和全面。第四 1．信息存贮。微机的信息存贮容量很大 ，可 是利用频率逐渐加快 要求人事档案部门迅速 存入各类人员凡事档案的主要 内容 如果用软 进行检索，及时提供利用 ，而传统的服务方式却 磁盘作为外部存贮设备用于微型机 系统，一片 难以适应这种需要 目前，找国人事档案工作的 5 英寸的双面双密度软盘，大约可存贮 10oo 设备条件、管理手段和技术方法相对 比较落后 条档案 目录 (每条目录按平均 150字计算) 还基本上处于经验管理和手工操作状态 ，它给 2．查询检索。微机所存贮的信息．需要利用 人事档案的管理和利用带来许多同题，难以使 时可迅速检索，特点是高效率、多用途，不仅查 人事档案的作用充分发挥 。这些矛盾严峻地摆 得快查得准，而且还能提供多种检索途径．这是 在我们面前 与新的历史时期人事工作的发展 手工检索所无法 比拟的。 和四化建设的需要很不适应 。要想使人事档案 3．分类统计。由于微机具有逻辑判断能力， 工作真正适应新时期提出的新要求 ，就必须克 它可以对非数值的数据进行处理，所以早就突 服传统管理的弊端，脱离繁琐的手工劳动，创造 破了单纯的数值计算的范围，而发展烈非数值 良好的工作条件 ，实现管理手段的现代化。 应用领域，不仅可 以进行分类加工，使信息条理 实现人事档案管理手段现代化，不是一件 化，而且可以进行统计汇总，使信息数量化。 容易的事情。试图一蹴而就是很不现实的。俗 4．删改与扩充。微机所存贮的数据灵活性 话说，“欲速则不达 ，越是急于求成 ，越会适得 很强 ，可以进行删改和扩充，既可以是永久性 其反。我国还是一个发展中的国家。人 口多，底 的，又可以是非永久性的 ，根据实际需要，可进 子薄，科学技术并不很发达。在 目前改革开放的 行灵活调整。 形势下 ，百业待兴，需要用钱的地方很多。人事 此外，微机与扫描器联接，可进行扫描式输 档案工作虽然非常重要 ，但 国家还没有力量一 入，微机与各种打印机联接 ．可打印数据处理结 下子拿出很大的财力、物力去装备人事档案管 果 ，总之 ，功能是多方面的。 理。此外，我国各级、各类、各地、各单位 ，人事档