浅析档案的全面质量管理.pdfVIP

图书与档案 ChinaNewTechno—logiesaAnUd—IUProdNIuUct．3s脚■嵋囵囫喝冒■蹑■-阉■■-■ 浅析档案的全面质量管理 赵文燕 (哈尔滨市燃气工程设计研究院，黑龙江 哈尔滨 150000) 摘 要 ：当今 ，信息技术的飞速发展和广泛应用，对国民经济和社会发展产生了深刻的影响，同时也给档案工作带来了极大的挑战和 发展的机遇。只有紧紧抓住这一挑战和机遇，柞动档案现代化管理，才能使档案工作更好地服务于全面建设小康社会的宏伟事业。 关键词 ：档案 ；管理 档案为经济建设服务，这是勿庸置疑的。 业务素质的高低，对档案质量起着至关重要 必需提高档案管理的基础工作水平。提高档 但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富 的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提 案管理的水平就必须实行标准化、规范化的 的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济 高档案质量的角度来加强 自身的业务学习。 工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整 建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划 领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业 理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统 等号。因为保存档案的 目的不是为了谋求利 务学习和培训的机会，使他们的业务知识能 一 的程序和科学的方法进行工作。 益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类 更好地适应新时期档案工作的要求。 4．1全面普查案卷，去糟取精 社会的生存和持续发展创造某种基本的条 要把全面实现档案的价值作为检验档案 这是实现档案管理标准化、规范化的第 件，所 以它的效益最终大多表现为社会效益。 工作质量的唯一标准。每个从事档案工作的 一 步工作。因为一般的综合性档案馆由于多 档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏 人员，要通过加强档案 的质量管理，更好地为 年来未做全面的清查加之移交单位划分保管 直接影响其效用。我们每个从事档案工作的 生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的 期限不准不可避免地存在许多重份或无查考 人员必须树立档案全面质量管理的思想，使 质量和效率的提高，从而实现档案的真正价 价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件 档案质量不断提高。 值 。 才能避免今后实行计算机管理时出现重复与 1档案全面质量管理的含义和特点 要牢固树立 “下道工序是用户”的思想。 低效率的情况。 所谓档案全面质量管理就是单位领导档 档案是由多部门、多人共同完成的，不同部 4．2重新组合案卷实现案卷规范化 案工作全体人员参加的，以科学方法为手段， 门、不同工作人员之间能否密切配合，上道 将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重 充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立 “工序”能否给下道 “工序”提供高质量的 半“ 新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相 一 套贯穿于档案形成全过程的质量保障体 成品”，就成为提高档案质量的关键。如果每 互存在某种联系的文件组合在一起。在重组 系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提 个上道 “工序”都能把下道 “工序”看作是 自己 案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目 高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具 的 “用户”，为下道 “工序”提供质量保证 ，那 录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新 有以下几个特点： 么，档案的质量就有了可靠的保证。 加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组 1_1全体人员参加 要以预防为主，防检结合，重在提高。优 卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以 档案全面质量管理要求档案形成过程中 良的档案质量是 “生产”出来的。根据这一基 提高实行计算机管理档案后的利用效率。 的所有人员，如各处(室)所的领导、文件起草 本道理，档案全面质量管理要求把档案管理 4．3结合本馆实际规范著录工作 人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配 的重点，从 “事后把关”转移到 “事先预防”上 著录是实行计算机管理的一项重要基础 合，严格按