大学教师加强文档管理提高工作效率的尝试.pdfVIP

off ice op ertions 办公室业务·管理与实践经纬 文江苏大学管理学院 于晓慧；中北大学机械工程与自动化学院 李少敏 于大国 / 大学教师加强文档管理提高工作效率的尝试 【摘要】大学教师利用文档很普遍，管理 这是档案袋编码的第二部分，称为组别 06 组：不常用证书原件。首个档案 好文档，可以提高工作效率，本文对大学教师 代号。第三，每个组别又分为若干个系， 袋编码：A （ZJ）-06（bcy）-01 的文档管理工作进行了分析和探索，结合实 用01、02、03……表示，这是档案袋编码 07 组：证件复印件 （每个证件各一 践进行了有益尝试。 【关键词】大学教师；文档管理；实践 的第三部分，称为系别代号。第四，将每 份）。首个档案袋编码：A（ZJ）-07（zj fy）-01 个系别内的各个档案袋按顺序编号，这 08组：证件复印备用（每个证件可有多 一、引言 是档案袋编码的第四部分，称为档案号。 份）。首个档案袋编码：A（ZJ）-08（zjfyby）-01 大学老师文档资料多，使用文档频 在文件装入档案袋后，第一，在档案袋封 09 组：待定（可根据需要补充） 繁。比如，在进行科学研究时，需要参考 面右上角写上该档案袋的编码，包括：类 B 类——专利材料类 大量论文、专利，有时需要借鉴自己或本 别代号、组别代号、系别代号、档案号，相 01 组：发明申请材料。首个档案袋 课题组十年前的研究资料；又如，在晋升 互之间以连字符“——”隔开；第二，在档 编码：B（ZL）-01（fm）-01 职称、申报项目、申报成果、面对单位考 案袋封面各栏目内写明袋内文件名称和 02 组：实用新型申请材料。首个档 核时常常需要提供几年以前的文档。大 学老师的文档涉及教学、科研、生活多个 数量。档案袋编码也可以根据需要只设 案袋编码：B（ZL）-02 （syxx）- 01 方面，涵盖古今中外，如果管理不善，容 置三个部分，即类别代号、组别代号、档 03 组：发明申请材料（非第一发明人）。 易出现混乱，在需要使用文档时，难以找 案号。当文档数量较少时，档案袋编码 首个档案袋编码：B（ZL）-03（fm-fdy）- 01 到所需的材料，影响工作效率，耽误宝贵 设计为三部分，当文档数量较多时，档案 04 组：实用新型申请材料（非第一发 的时间。笔者以前多次花费时间精力， 袋编码设计为四部分，以下档案袋编码 明人）。首个档案袋编码：B（ZL）-04（syxx- 按一般家庭和个人的方法整理文档资 料，但使用一段时间后文档即出现混乱， 包括三部分。我们的具体分类方法如下。 fdy）- 01 05 组：发明受理通知原件。首个 难以实现快速准确查找。近来，参照档 A 类——证件类 档案袋编码：B（ZL）-05（fm-sltz-yj ）-01 案管理办法管理纸质文档和电子文档， 01 组：学历学位证书原件。首个档 06 组：实用新型受理通知原件。首个 取得了良好的效果。本文介绍加强文档 案袋编码：A （ZJ）-01（xlxw）-01 档案袋编码：B（ZL）-06（syxx –sltz-yj ）-01 管理提高工作效率的尝试。 02 组：专利证书原件。首个档案袋 07 组：发明受理通知原件（非第一发 二、纸质文档管理 编码：A （ZJ）