200505到201111三级秘书理论汇总.docVIP

200505到201111三级秘书汇总 第一章 会议管理（7道） 1.会议筹备方案的拟订P2 内容包括：确定会议的主题和议题.名称.议程.时间和地点.所需的设备和工具.会议文件的范围以及文印或复制工作.与会代表的组成.经费预算.住宿和餐饮安排.会议的筹备机构与人员分工。P2 作用有：确保会议的周密组织.服务质量和沟通协调到位.确保领导的意图得以贯彻执行。P2 会议筹备方案的制定程序：P8 （1）组建会议筹备委员会 （2）分成筹备小组 （3）形成筹备方案 （4）领导审核方案 组建会议筹备委员会；划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人；与领导沟通，确定会议的主题与议题.名称.议程.时间和地点.所需设备和工具.文件的范围.与会代表组成.会议经费预算以及住宿和餐饮的安排；方案拟出后要交上司审核，再行具体安排与部署。 2.会务检查工作程序 内容包括：会议准备是否充分.会议期间能否排除各种干扰.环境条件与用品准备.文件材料的准备情况.会场布置情况的检查.会议保卫工作的检查以及其他。P12-13 （1）开会检查的程序P16 1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查 2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3）召开协调会并在会上现场解决问题 4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实 （2）现场检查的程序P16 1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点 2）制作检查单，以便记录和汇总 3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录 4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正 3.会议文件审核工作程序 内容包括（P18）：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针.政策.法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究.是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出.观点明确.条理分明.事实准确。 会议文件审核工作步骤：P19 （1）起草该文件的秘书就内容进行自审 （2）主观秘书进行初审 （3）如内容涉及部门较多，要进行会审 （4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审 4.拟订会议的应急方案 内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员.场地.设备.资料.健康与安全.行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。P25 会议的应急方案的制定程序P27 （1）预测不可预知的情况 （2）提前准备应对的备选方案 （3）讨论会议紧急情况 （4）确定会议应急方案 5.提示会议按计划进行 意义：P32是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定.决议.结论的形成。 提示会议按计划进行的程序：P32 （1）了解议题和议程 （2）准时宣布开会 （3）有效引导议题 6.处理会议突发事件的程序P41 （1）及时向领导报告 （2）启动会议应急方案 （3）实施应急方案 （4）必要时向公共应急机构请求支援 （5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚.与媒体沟通） 7.会议总结工作程序 内容包括：P43会议名称.时间.地点.规模.与会代表人数.主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。 会议总结工作程序P44 （1）对会议征询意见，拟就工作总结稿 （2）向领导报告会议结论 （3）总结定稿 （4）印发 （5）归档 （6）组织全体工作人员进行总结 第二章 事务管理（25道） 1.礼宾次序确定步骤 概念：P71亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问.出席活动.参加仪式的来自不同国家.不同地区.不同团体.不同单位.不同部门.不同身份的组织或个人的尊卑.先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。 步骤P72 （1）确定礼宾次序方案 （2）提前通知有关各方 （3）按礼宾次序排列座次.名次.出场次序 2.安排涉外迎送工作程序P75 （1）确定迎候人（2）准备迎宾的物品（3）见面讲究礼节（4）送行前的拜访（5）安排送行仪式 3.会见会谈工作程序 会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况.交换意见.达成协议等，专题性较强。P76 工作程序P78 （1）约定 （2）通知对方有关事项 （3）准备工作：背景资料.会见场所布置.人员安排 （4）迎接客人 （5）会见.会谈 （6）送别客人 4.西餐礼仪P82 （1）赴宴前的准备P82 1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容 2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变 3）到别人家赴宴需要带礼物 4