来客対応のマナー.pptVIP

来客対応のマナー 豆知識 来客を迎えるポイント 　訪問の申し入れを受けたときは、訪問の日時?用件?人数?おおよその所要時間を確認する。 　どんな来客があるのか知っておくことも大切である（お得意様、取引業者、セールス、就職希望者、新聞記者、本社?支店からの社員、私的な面会者等） 　打ち合わせに必要な書類は事前に準備する。応接室や会議室の予約の有無を確認する。 アポイントがあるお客様なら、「いらっしゃいませ。○○様ですね。お待ちしておりました。」と一言添え、来社を心得ていることを知らせ迎えます。(取り次ぎのポイント) アポイントなしのお客様が来られた場合、名指し人の在室がわかっていたとしても、名指し人の在?不在は伝えずに「少々お待ちください。」と言って待ってもらい、名指し人の意向や状況を確認してから取り次ぎます。(取り次ぎのポイント) 3注意しなければならないことは携帯電話の使用(接客するには携帯電話を留守番電話サービスや転送サービス、音等を消去できるマナーモードやバイブレーター機能、ディスプレイ点滅機能などに設定し、時と場所に応じて使い分けることが大切です。どうしてもでなくてはならない場合には、あらかじめ来客に断りを入れておくのがよいでしょう ) 取り次ぎのポイント 用件によっては面会を断ることもありますし、来客中、会議中のときは代理の人に会ってもらったり、改めて約束したうえでもう一度来社してもらったりすることなどもあります。 名指し人が不在の場合でも、とりあえず内線で連絡を取り、状況を確認することが大切です。(名指し人が不在の場合には、お客様に「お待たせいたしました。申し訳ございません。○○はあいにく外出しております。」と伝えた上、「何かお伝えすることはございませんか」と伝言の有無を尋ねます。来客が帰る時には、「申し訳ございません」ともう一度お詫びをし、軽くお辞儀をしましょう。) 取次ぎは内線電話か、本人の近くに行き、「失礼します、○○課長、ただいま○○会社の××様がお見えになっています。いかがいたしましょうか。」と伝え、指示を仰ぎます。 取り次ぎで来客を待たせる時、部屋への案内が不要なら「ただいま、○○を呼んで参ります。こちらにおかけになってお待ちください」と言って、手近な椅子を勧めます 受付ではお客様が来ると、まず来訪の用件、身分を確認します。それにしたがって、付き添って案内するか、その場で待たせて連絡を取るか、応接室にとりあえず通しておくなどをします(お客様には社長もいれば、平社員もいます。さまざまですが、会社にとってはすべてが大切なお客様です ) 取り次ぎのポイント 名指し人に内線で連絡を取り、来客の社名、部署名、名前を伝えます。 名指し人が接客中や会議中の場合は、口頭で伝えずに、メモで知らせます。 来客が複数の時は、?○名様でお越しです」と伝えた方がさらに親切です。 名刺の交換 名刺の交換の目的: 相手に自分を知ってもらう」「相手がどいう立場の方 なのかを知る」 受付: 相手先を訪問して、最初に名刺を出すタイミング 取り次ぎのポイント 「××株式会社の○○と申します。○○様に○時のお約束をいただいております」と訪問の意図を伝え、両手を添えて名刺を差し出します(取り次ぎが終わったら、受付では名刺を返してもらうのが基本です ) 取り次ぐ側の場合、きちっと両手であずかり、必ず相手の名前を復唱します(取り次ぐ場合には、自分の名刺は渡す必要はありません ) 会社名と名前をメモしたら、名刺をていねいに返し、取り次ぐべき社員のもとへ急ぎます。 注意すべきこと：１＞名刺は必ずきれいな物を渡すことを心掛けてください。２＞会社訪問をした際、相手が不在の場合には、名刺の裏面になるべくキレイな字でメッセージを残す 名刺を交換する順序 下位から上位 面会を求めたほうから先に出す 自己紹介、身内の紹介は先にする お客様に自社の人を紹介して、その次にお客様を 自社の人に紹介する 渡す相手が複数いる場合、役職の高い人から始め ます 名刺の正しい出し方 まずきちんと立って、用意した名刺を自分のほうに向けて持ちます。 名刺の上のほうを右手で持って、相手に向け直し てから、左手を添え、小腰をかがめ、差し出します。同 時に「○○です」と名乗ります。 相手が持つのを確認してから、必ず一歩下がり、 「よろしくお願いします」と深めのお辞儀をします。 　　　　 名刺の正しい受け方 出された名刺は軽く会釈した状態で受け取ります。 このとき左手で受けて、右手を添えて受け取るように します。名刺の名前にできるだけ指がかからないよう に注意する 受け取った名刺はその場で目を通します。自分の