【管理精品】05-文件控制程序.docVIP

PAGE 1 PAGE 5 2003-7-1 发布 2003-7-1 实施 浙江盾安精工股份有限公司 文 件 控 制 程 序 编号 ZJDA-EP05 版本 A 0 EMS程序文件 页次 1 / 4 1 目的 为了使文件、资料的发放和管理能有效地控制，能保证在环境管理体系运行中的各个场所，使用相应文件的有效版本，并且能够及时地从所有发放场所撤消作废的文件，建立文件控制程序。 2 适用范围 本程序适用于公司环境管理体系文件的控制。 3 职责 3.1总经理负责批准环境管理手册、程序文件、作业指导书与方针、目标指标等； 3.2环境管理者代表负责审核环境手册、程序文件、作业指导书和目标指标等； 3.3综合办公室负责公司环境管理体系文件的编制，负责环境管理体系文件的发放、更改、回收的管理和控制； 3.4各科室负责本科室内部环境管理体系文件的管理。 4 程序 4.1文件的编制、批准和发布 4.1.1文件的分类 环境管理手册 环境管理程序 ●ISO14001：1996标准所要求的形成文件的程序； 手册(一层次) 手册 (一层次) 程序文件 (二层次) 作业性文件 (三层次) 记录 (四层次) c 、第三层次文件 ●管理制度 ●外来文件或者资料 d、第四层次文件 记录：体系运行产生的各种记录。 4.1.2文件的编写与审批 4.1.2.1各类文件的编制与起草部门，对其所起草的文件都必须经过规定的责任人员审核和批准后方能发布。 文件类别 编 制 审 核 批 准 环境手册 综合办公室 环境管理者代表 总经理 程序文件 综合办公室 环境管理者代表 总经理 作业指导书 综合办公室/各相关部门 环境管理者代表 总经理 内审报告 综合办公室 环境管理者代表 总经理 管理评审报告 综合办公室 环境管理者代表 总经理 浙江盾安精工股份有限公司 文 件 控 制 程 序 编号 -EP05 版本 A 0 EMS程序文件 页次 2/ 4 4.1.2.2环境体系文件应保持清晰，语句应通顺，易于理解和参照执行。 4.1.2.3文件应说明文件编制的目的、使用范围、相应职责具体的要求（和程序）、所需的记录等。 4.1.2.4文件中应注明相应参考文件的名称，以利于检索，综合办公室应编制并定期更新各类文件的受控清单，以便于执行部门检索。 4.2文件的编号方法 4.2.1 环境管理手册的编号 ZJDA-EMS-XX-X 版本号（A、B、…………依次类推） 顺序号（01、02、…………依次类推） 浙江盾安精工股份环境管理手册代号 4.2.2 程序文件 ZJDA-EP-XX-X 版本号（A、B、…………依次类推） 顺序号（01、02、…………依次类推） 浙江盾安精工股份环境管理体系程序文件代号 4.2.3 作业指导书 ZJDA-EWG-XX-X 版本号（A、B、…………依次类推） 顺序号（01、02、…………依次类推） 浙江盾安精工股份环境管理体系作业指导书代号 4.2.4 记录 ZJDA-ER-XX-X 版本号（A、B、…………依次类推） 顺序号（01、02、…………依次类推） 浙江盾安精工股份环境管理体系记录代号 4.2.5 版本标识 版本标识采用数字递增方法，最初版表示为“A.0”，每修订1次，版本号递增0.1，当文件修改部分大于1/3时，文件应换版，版本号也向前递增。 浙江盾安精工股份有限公司 文 件 控 制 程 序 编号 -EP05 版本 A 0 EMS程序文件 页次 3/ 4 4.3文件的配置和发放 4.3.1环境管理体系文件(手册、程序文件、作业指导书)由综合办公室统一发放。 4.3.2文件发放部门，应填写《文件发放回收登记表》并对受控文件注分发号，收文部门签收，收文部门应填写《部门使用文件记录》，以便确认。 4.4文件受控与非受控 4.4.1受控文本——指对文本的每一次修订、换版，负责进行修订的部门，需通知文本的持有者，并同时对其特有的文本进行相应的修改、换版，旧版同时回收的文本。受控文本一般用于公司内部管理。 4.4.