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第一章 办公自动化概述 一．基础知识 1.办公自动化的定义 办公自动化目前暂无统一的定义，记住两个权威定义：季斯曼定义、我国专家的定义。 （1）季斯曼定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。 （2）我国专家的定义：办公自动化是利用先进的科学技术，不断的使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并且，由这些设备与办工人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 办公自动化的目的是：尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效果，以达到既定的目标。 办公自动化的支持理论是：行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等 。 办公自动化直接利用的技术：计算机技术、通信技术、自动化技术等。 一个完整的办公自动化系统包括：信息采集、信息加工、信息传输、信息保存等四个基本环节。 办公自动化是一门综合性科学技术。它以行为科学为主导，以系统工程学为理论基础，综合应用计算机技术和通信技术来完成各项办公业务。 2.办公自动化的发展概况 办公自动化始于20世纪50年代。 （1）国外办公自动化发展情况 美国发展OA经历了三个阶段，现正向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化方向发展。 日本发展OA的四个阶段为初期、发展期、改进期、成熟期。 （2）我国办公自动化发展情况 我国发展OA经历了三个阶段：启蒙与准备期，开创与初见成效期、发展并走向成熟期。 我国办公自动化近期首要的任务是：办公自动化、信息资源化、传输网络化和管理科学化。 加速发展我国OA的对策： ① 实现办公机构、办公制度科学化。 ② 努力提高办公人员的素质。 ③ 加速OA技术的推广应用。 3.办公自动化的意义 是传统的以手工为主的办公方式和办公手段，向科学化、规范化、高效化和信息化转变，以提高管理与决策水平，促进社会进步和“四化”建设。 OA将把办公活动变成一个思考型而不是事务型的活动，从而提高办公效率和科学决策水平。 4.办公自动化的关键技术 （1）数据处理 数据的定义：凡能够输入计算机并且被计算机进行加工的信息，称为数据，如数字、字母、汉字、图形、图像、声音、动画等。 数据处理的特点：数据量大、数据结构复杂、时间性强。 数据处理的关键：数据结构和程序设计语言、编程工具的应用。 （2）文字处理 文字处理提供文字输入、编辑、排版、存储、打印及制表功能。最常用的文字处理和表格处理软件是Word、Excel。 （3）语音处理 利用计算机对语音信息进行处理。 （4）图形与图像处理 图形与图像处理的主要原理。 图形与图像处理的主要功能。 （5）网络通信技术 利用电话网、卫星通信网、局域网、广域网、国际互联网（因特网）都是实现现代办公事务处理所必需的。 （6）决策支持技术 提供决策支持的模型与方法。 5.办公自动化系统的模式 办公自动化一般有三种模式：事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统、辅助决策型办公自动化系统。 6.办公自动化系统的组成 （1）办公自动化设备 包括：主计算机、输入设备、输出设备、工作站、通信设备（传真机、电话机……）、办公设备。 （2）办公自动化软件 包括：办公自动化系统软件、办公自动化应用软件（通用、专用）。 （3）掌握现代办公技术的办公人员 7.办公自动化系统的开发 办公自动化系统是一种具体的管理信息系统（MIS），它的开发过程与一般MIS开发过程一样，只是具体对象不同而已。 软件生命周期是软件工程的一个重要概念。 OA系统的生存周期为：系统分析、系统设计、系统实施和系统运行维护。 （1）OA系统分析 目的：选定一个明确、具体的系统目标，解决“做什么”问题。 步骤： ① 调查研究； ② 可行性分析：经济可行性、技术可行性、社会可行性； ③ 用户需要分析（系统功能、性能及运行环境限制）； ④ 系统总体规划； ⑤ 产生系统分析说明书。 （2）OA系统设计 解决“如何做”问题，分为总体设计和详细设计两个阶段。 ① 总体设计 任务：总体结构设计、软硬件配置、代码设计、界面设计等。 工具：系统层次图、细化的IPO图、模块结构图。 ② 详细设计 任务：算法设计、系统I/O设计、数据库设计、代码设计及程序设计语言的选择等。 工具：流程图。 （3）OA系统实施 将设计结果变成计算机程序。 ① 编程。 ② 测试： “测试”要制定测试方案（测试数据、预期结果… …）。 测试包括：模块测试、联合测试、系统测试。 （4）OA系统运行与维护 ①用户培训； ②系统评价； ③系统维护： 内容：硬件、软件、数据。 类型：改正性维护、适应性维护、扩展性维护。 8.办公自动化系统的发展趋势 （1）与OA有关的信息技术的发展 ①Internet技术：Intern