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提高工程office电子文档利用率 QC成果报告 广西电力工业勘察设计研究院 目 录 一、小组概况 1 二、课题选择 2 三、现状调查和分析 3 四、目标值设定 4 五、原因分析 5 六、制定对策 7 七、实施 8 八、效果检查 10 九、巩固措施 11 十、体会和今后打算 12 一、小组概况 表1： 小组概况 小组名称 档案管理QC小组 注册编号 信档-2003-2 课题名称 提高工程Office电子文档利用率 课题编号 2003-8　 成立日期 1991.02.08 注册日期 2003.09.04 小组类型 攻关型 所属部门 信息档案室 从事专业 档案管理 辅导员 赵宝玲 小组成员 姓 名 性别 年龄 文化程度 职称 组内分工 TQM教育时数 蔡桂芹 女 39 大专 馆员 组长：制定活动计划、记录、调查、实施及成果总结、发布 48 朱清雄 男 53 大学 高级政工师 组员：策划、效果检查 60 周卫江 男 35 大学 高级工程师 组员：编程 48 陈若初 女 41 大专 馆员 组员：统计、调查、 实施 48 潘彦辛 女 36 大专 馆员 48 活动情况 活动日期 2003.10.27~2003.12.30 出勤率 100% 活动次数 10 次 既往成果 制表人: 朱清雄 日期 2003-10-28 二、课题选择 选题理由 （名词解释：Office电子文档---指用Office办公软件编辑的文字性文件。包括Word、 Excel和PPT等格式文件。） 活动计划 课题选定后，小组成员讨论制定了活动计划，见表2：活动计划表。 表2：活动计划表 阶段 活动日期 活动内容 参加人员 P 2003年10月下旬 小组成立、选择课题、制订活动计划 全体 2003年10月下旬~11月上旬 现状调查、目标值确定、目标可行性分析 全体 2003年11月上旬~下旬 原因分析、要因确定和制定对策 全体 D 2003年11月下旬 对策实施 全体 C 2003年12月下旬 效果检查 朱清雄、周卫江 A 2003年12月下旬 巩固措施、回顾和体会 全体 制表：蔡桂芹 2003-10-28 三、现状调查和问题分析 1、现状调查： （1）、工程Office电子文件管理调查 2003年7月底，我院取消华光排版系统，以桂电设总（2003）19号文下发全院，要求工程设计文件从设计人员编写到提交印制出版，统一采用word编辑出版。这一文件的执行，为工程Office电子文件的收集归档创造了条件。 而工程Office电子文件从提交出版到收集归档，到最后的查找利用，采用的是windows文件夹管理，用流程图表示如下。见图1：Windows文件夹管理电子文件流程图 图1：Windows文件夹管理电子文件流程图 （2）、工程Office电子文档查找利用调查，见表3：活动前Office文档利用量统计表 表3: 活动前Office文档利用量统计表 序号 时 间 库存Office文档(份) 利用量（份） 利用率 % 1 2003.08 110 3 2 2 2003.09 228 6 2.6 3 2003.10 351 9 2.5 制表：蔡桂芹 2003-10-28 综观上述调查图和利用量统计表，我们把调查结果汇总如下： 表4： 现状调查统计表 序号 项 目 现 状 及 存 在 问 题 1 文件存贮 文件夹的容量有限，已出版的工程Office 电子文件在印制出版部门的文件夹里保留7天，过后删除，若档案室跟踪不及时文件将无法收集。 2 文件收集 无论在印制出版部门还是在档案部门，工程Office电子文件都是通过文件夹的方式收集保存， 共享性的文件夹易遭病毒攻击，文件的安全没有保障。 3 文件管理 Office文件不分工程名称、设计阶段、作者、编制年