信息化是企业快发展的催化剂.doc

信息化是企业快速发展的催化剂 ——中化广东进出口公司 中化广东进出口公司是世界500强企业之一的中国化工进出口总公司在华南地区的全资子公司，其成立于1950年，是中国南方最早成立的国家对外贸易公司。历经50年的发展，中化广东公司现已发展成为集进出口贸易、内贸、仓储等各种经营于一体的综合性大型贸易公司，与世界100多个国家和地区的客户建立了贸易关系，形成了固定的购销网络，在国内外同行业中享有很高的声誉。中化广东与第一流的生产商合作，向客户提供高质量的产品及每一次可靠的交易和服务。公司主要经营成品油、石油副产品、化肥、农药、橡胶及其制品、无机、有机、精细化工、颜料、染料、林产化工产品、医药等商品。 1999年以前，中化广东的状况与大部分国有企业一样存在许多问题和困难，处于濒临破产的境地。经过三年的调整治理，中化广东大胆改革、开拓创新，并积极引入信息化技术手段重塑企业新组织、新机制和新的管理系统，对企业进行脱胎换骨的改造，从而为老企业注入了新的生机和活力，不仅使企业避免了破产的厄运，而且逐步走上良性循环的发展轨道，一跃成为中化系统内国企改革的典范，中化广东能取得这样的成绩，与信息技术的广泛应用是密不可分的。 一、推行企业信息化的背景及信息化工程的具体实施 伴随着信息技术的飞速发展，现代信息技术已成为企业成败至关重要的因素之一。信息技术突破了地域和空间的局限，实现了网络化和全球化，这一不可逆转的趋势告诉我们，市场资源的竞争，已经形成了与地域、空间无关的全球一体化的市场，发展信息经济才是21世纪企业获得生存和发展的必由之路。 早在1999年，中化广东就深深认识到现代化管理手段的重要性，并希望通过信息化手段，革新企业管理，使企业走上规范化管理的道路，加快信息化建设的步伐。针对公司管理水平现状，企业信息化水平，中化广东对企业信息化建设进行了科学的规划。 点石商务系统 面对进出口贸易交易次数频繁、单据复杂，业务及财务人员工作量大等问题，2000年，中化广东引入了点石商务系统。该系统不仅帮我们解决了以上难题，提高了工作效率，还为我们保存了客户、供应商及商品资料，实现了资源共享。 点石抓住贸易业务的关键环节：交易、收购、销售、存储、结算和评价进行业务数据的处理与跟踪；将贸易公司的活动归结为物资流与资金流进行管理；把业务处理对象分为商品、资金和客户；用单据对业务进行描述和监控；使用分单跟踪的核算方法；从经营活动与经营内容两方面进行经营分析；具有功能强大的工具箱。贸易业务处理系统(TRM)为进出口贸易业务提供了管理商品、客户、收购、销售等相关资料的工具。用户使用TRM不仅可以制作日常业务的对内、对外联系单据，还可以对商品、客户、进货、发货情况进行跟踪和执行结果情况查询。是进出口贸易业务员的好帮手。功能特点包括： 简单、准确的商品资料管理：系统中采用以8位海关码为大分类码、2位扩展类码和 6位规格型号码，共16位编码对商品进行管理；利用商品编码，公司不仅可以在各个环节统一管理商品，还可以方便、准确地生成报关单、产地证、退税申报表等对外单据； 客户管理：供货商和销售商都由用户统一进行编码管理；不仅可以在合同和各种单据上方便引用客户编码，更是跟踪客户往来、提供客户各种销售、供货历史资料的基础数据之一； 功能强大的合同管理工具：方便地编辑收购合同和销售合同，合同之间内容的转抄不仅提高工作效率，更可以提供合同执行情况的跟踪过程；同时用户可以利用输出格式自定义功能，定义适合各种需要的合同文本格式，同合同编辑的内容相挂接，自动生成合同文本； 公司内部进程管理流程：系统提供三种公司内部单据入库通知单出库通知单付款通知单，进行物资流和资金流的管理 分级别的数据访问权限：系统提供三种级别的权限保护和管理：总经理级、部门经理级、业务员级，系统根据使用系统的用户的权限，限制用户访问各种资料（除商品以外）的范围。审核是管理与监控的。可审核的单据包括进出口业务的购销合同、出入库单等十多种单据。支持一级审核和两级审核两种管理方式单据审核后，除了不能删改外，还可以根据系统参数设置功能的设置对整个公司的业务流程起更广泛的监控作用成本测算表是监控业务进程的重要管理工具。点石商务软件中通过对在业务开始前、业务进行中以及事后等环节通过不同的工具与手段为监控具体的业务运作提供必要的支持。在出贸易业务中，单据起着举足轻重的作用。单据制作得及时、准确直接影响出报关安全结汇的顺利与否。通常，业务人员在处理一套单据时要花很多时间：各种单据都从不同角度对货物、运输、结算等等信息进行描述，其中重复的资料、相关联的资料以及特殊的资料都要准确处理以保证单单一致、单证一致、单货一致。这种复杂而又要求严格的工作困着人们去发展更多的业务上作为一个功能强大的制单系统，DMS出口单据制作、EDI业务、发运情