IT管理-高效会议管理技巧-嘉为IT.docVIP

高效会议管理技巧 【摘要】 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是大家长久以来的期望，那么我们通过本文窥豹一斑。 【正文】 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道?： 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 会议显示一个组织或一个部门的存在： 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 会议是一种群体沟通的方式： 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 如果想完成高效会议，首先我们需要明确会议的目的。有了正确的目标才有可能达成预期的结果。常见的会议目的通常如下所示： 开展有效的沟通——会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 传达资讯——通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 监督员工、协调矛盾——常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 达成协议与解决问题——达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 点明困难与问题的所在 发现问题并寻找解决方法 衡量问题的优先级 得到新的方法 评议新的方法 确定行动纲领 资源共享——利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 开发创意——通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 激励士气——年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 会议效率不高的原因及解决方案 通常提及开会，IT人员特别有感触，那就是开会很烦。开会之所以烦，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。往往由于以下原因，开会效率低下： ?◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。? ◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。? ◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。 会议效率不高通常由以下7种原因造成。 序号 原因 具体表现 1 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 2 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 3 与会人员的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 4 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 5 与会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不如何引退，致使会议失败。 6 会议准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。? 7 会议的原因，目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。? 在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。 那么，如何来做好预防措施呢？对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。 为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。 效率不高的原因 预防性管理措施 时间 会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。 地点 地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。 与会人员的选择 事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参